Het verwerken van facturen kan een tijdrovende taak zijn, vooral als dit handmatig gebeurt. Wist je dat volgens recente statistieken maar liefst 86% van de kleine en middelgrote ondernemingen nog steeds op deze manier hun facturen afhandelt? Dit leidt vaak tot inefficiëntie en fouten, wat kostbare tijd en middelen verspilt.
In deze blog ontdek je hoe je met de beste factuurverwerking software van 2024 deze uitdagingen kunt overwinnen en aanzienlijke efficiëntieverbeteringen kunt realiseren.
Martijn Meeuwis, oprichter van Jouwonlinegroei.com, heeft een uitgebreide ervaring in het adviseren van bedrijven over digitale tools die hen helpen groeien. Dankzij zijn expertise kun je erop vertrouwen dat de aanbevelingen in dit artikel goed doordacht en waardevol zijn.
Lees verder om te ontdekken welke software jouw factuurverwerkingsproces kan transformeren.
Key Takeaway
Met e-Boekhouden.nl kunt u eenvoudig facturen maken, versturen en beheren. Dit bespaart tijd en reduceert fouten, waardoor uw facturatieproces soepeler verloopt.
Samenvatting
Belangrijkste Leerpunten
- Integratie Met ERP-Systemen: De beste factuurverwerking software voor 2025, zoals Klippa SpendControl en Docsumo, integreert naadloos met ERP-systemen. Dit zorgt voor een efficiëntere verwerking en vermindert handmatige inspanningen.
- Automatische Ordermatching: Software zoals Elvy biedt automatische ordermatching, waardoor facturen snel worden gekoppeld aan inkooporders. Dit voorkomt dubbele betalingen en bespaart tijd.
- Tijdbesparende OCR-Technologie: Optical Character Recognition (OCR) technologie maakt het mogelijk om elektronische facturen automatisch en nauwkeurig te verwerken. Dit verhoogt de snelheid en vermindert fouten aanzienlijk.
- Real-time Inzicht: Tools zoals Rossum bieden real-time inzicht in de status van facturen via een overzichtelijk dashboard. Dit geeft je direct controle over je financiële administratie.
- Verbeterde Archivering: Geautomatiseerde systemen zorgen voor verbeterde digitale archieven, waardoor je facturen eenvoudig kunt terugvinden. Dit bespaart ruimte en tijd bij het zoeken naar documenten.
Criteria voor het kiezen van de beste factuurverwerking software
Bij het kiezen van factuurverwerking software moet je letten op de compatibiliteit met jouw huidige ERP-systeem. Zorg ervoor dat de software gebruik maakt van optische tekenherkenning (OCR) voor automatische verwerking van elektronische facturen.
Integratie met bestaande systemen
Factuurverwerkingssoftware moet naadloos integreren met bestaande systemen. Denk hierbij aan ERP-systemen zoals AccountView, AFAS, Exact Globe, Microsoft Dynamics 365, en SAP Business One.
Met deze integratie kun je jouw huidige financiële pakketten efficiënt gebruiken, zonder extra installaties of complexe procedures. “Real-time integratie bespaart je zowel tijd als geld,” zeggen experts.
Klippa SpendControl biedt bijvoorbeeld API-integratie, wat zorgt voor een vloeiendere overgang en minder handmatige invoer. Dit versnelt het purchase-to-pay proces aanzienlijk. Dankzij optische tekenherkenning (OCR) kunnen elektronische facturen automatisch worden verwerkt en in de juiste systemen geplaatst.
Hierdoor krijg je direct inzicht en controle over je financiële administratie.
Automatische ordermatching
Automatische ordermatching zorgt voor een efficiënte verwerking van facturen door ze direct te koppelen aan inkooporders en leveringsbonnen. Hierdoor voorkom je dubbele betalingen en andere administratieve problemen.
Met Elvy kun je meer dan 5000 facturen per jaar volledig automatisch matchen, wat veel handmatig werk bespaart. Automatische factuurverwerking integreert naadloos met ERP systemen, zoals SAP en Oracle, waardoor je eenvoudig je bestaande workflows optimaliseert.
Elvy biedt automatische ordermatching die tijd en fouten bespaart. Zo heb je meer tijd voor andere belangrijke taken binnen je organisatie. Real-time inzicht en controle op de financiële status via audit trails versterkt je financiële rapportage.
Real-time inzicht en controle
Met softwares zoals Elvy krijg je direct inzicht in de status van facturen. Op een dashboard zie je hoeveel facturen per dag verwerkt zijn en hoe snel dit gebeurt. Dit geeft je meer controle over het hele proces en voorkomt verrassingen.
Digitale factuurverwerking zorgt voor meer overzicht en betere beheersing. Zo kun je jouw purchase to pay proces optimaliseren. Blijf op de hoogte van elke stap en neem tijdig beslissingen.
Top 3 factuurverwerking software van 2024
Met de beste factuurverwerking software van 2024 bespaar je kostbare tijd en verhoog je efficiëntie. Deze tools integreren moeiteloos met je ERP systeem en bieden automatische ordermatching voor nauwkeurige verwerking.
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl biedt een efficiënte oplossing voor financieel management. De software automatiseert goedkeuringsprocessen en voorkomt fraude. Met deze tool krijg je real-time inzicht in jouw uitgaven.
Klippa SpendControl integreert naadloos met meerdere ERP-systemen, zodat je bestaande infrastructuur behouden blijft. Vraag naar de prijs, want die hangt af van de specifieke behoeften van jouw bedrijf.
Met de ingebouwde Optical Character Recognition (OCR) functie worden facturen snel omgezet naar UBL-formaat. Dit zorgt voor een gestroomlijnd factureringsproces. PDF-bestanden en andere documenten worden probleemloos verwerkt en geïndexeerd.
De software verhoogt de nauwkeurigheid en snelheid van jouw financiële operaties, wat zorgt voor aanzienlijke tijdbesparing en minder fouten.
Docsumo
Docsumo leest PDF-bestanden en zet ze om in gestructureerde data. Deze software biedt integratie met veelgebruikte ERP-pakketten voor een vlekkeloze workflow. Je hoeft niet langer handmatig gegevens over te zetten, wat tijd en moeite bespaart.
Docsumo ondersteunt ook UBL-facturen en XML-indelingen. Hierdoor is het eenvoudig om allerlei soorten documenten te verwerken en direct inzicht te krijgen.
Met Docsumo automatiseer je het gehele factuurverwerkingsproces, van scannen tot archiveren. Real-time controle op facturen zorgt ervoor dat je altijd up-to-date bent over je uitgaven.
Beperkingen zijn er wel bij handgeschreven teksten, maar voor gedigitaliseerde documenten werkt het uitstekend. Geef je administratie een boost door gebruik te maken van deze efficiënte tool.
Rossum
Na het ontdekken van Docsumo richten we onze aandacht op Rossum. Dit documentverwerkingsplatform biedt cloudtoegang, wat betekent dat je overal en altijd toegang hebt tot je facturen.
Rossum maakt gebruik van automatisering om gegevens uit documenten te halen zonder de noodzaak van templates, wat veel tijd bespaart. Dankzij deze technologie elimineert Rossum de behoefte aan kruiscontrole tussen documenten en gegevenspunten.
Rossum is ideaal voor bedrijven die integratie met bestaande ERP pakketten nodig hebben. Het platform zorgt voor real-time inzicht en controle, zodat je altijd op de hoogte bent van de laatste updates.
Rossum ondersteunt UBL facturen, wat handig is voor standaardisatie en uitwisseling van bedrijfsdocumenten. Bij het indexeren spelen zoekmachines een cruciale rol, waardoor je eenvoudig specifieke facturen kunt terugvinden wanneer nodig.
Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
Geautomatiseerde factuurverwerking bespaart je tijd en vermindert fouten, terwijl het zorgt voor een beter archiefsysteem.
Tijdbesparing en efficiëntie
Elvy App helpt bij het uploaden van facturen, waardoor vertragingen worden voorkomen. Dit kort de verwerkingstijd aanzienlijk in. In plaats van 25 dagen per factuur, kan je met geautomatiseerde factuurverwerking snel en efficiënt werken.
FileLinx Factuur+ biedt een hoge herkenningsgraad voor inkoopfacturen. Hierdoor verminder je handmatige invoer en bespaar je kostbare tijd. Je krijgt ook real-time inzicht, wat de efficiëntie verhoogt en fouten vermindert.
Vermindering van fouten
Automatisering in factuurverwerking beperkt het aantal typefouten en dubbele betalingen. OCR-techniek speelt hierin een cruciale rol. OCR (Optical Character Recognition) zorgt voor een snelle en nauwkeurige herkenning van gegevens.
Hierdoor vermijd je handmatige invoer, wat vaak leidt tot fouten.
Bij de verwerking van UBL-facturen helpt 100% herkenning bij het voorkomen van fouten. UBL (Universal Business Language) garandeert dat alle facturen correct worden gelezen en verwerkt.
Dit zorgt voor minder menselijke tussenkomst en verhoogt de nauwkeurigheid.
Integratie met systemen zoals Google Sheets maakt factuurbeheer eenvoudig en efficiënt. Automatische ordermatching zorgt ervoor dat gegevens direct kloppen met de bestellingen. Problemen zoals dubbele betalingen worden daardoor drastisch verminderd.
Verbeterde archivering
Na het verminderen van fouten, biedt geautomatiseerde factuurverwerking ook verbeterde archivering. Digitale archivering bespaart ruimte en zorgt ervoor dat je facturen gemakkelijk kunt terugvinden op basis van zoekcriteria.
Elvy helpt je om facturen digitaal op te slaan in je financiële software of ERP-systeem. Hierdoor heb je altijd direct toegang tot alle belangrijke documenten zonder lange zoektochten door papieren archieven.
Een digitaal dossier maakt het mogelijk om met enkele klikken de benodigde facturen op te halen. Dit versnelt niet alleen je werkproces, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid van je administratie.
Het gebruik van XML (Extensible Markup Language) bestandsindelingen zorgt ervoor dat gegevens consistent en leesbaar blijven, wat cruciaal is voor een efficiënte archivering.
https://www.youtube.com/watch?v=5AaSFxoAeFU
Implementatie van factuurverwerking software
Het implementeren van factuurverwerking software vereist een gestructureerde aanpak. Zorg voor voldoende training en ondersteuning om een soepele overgang te garanderen.
Stapsgewijze implementatie
Beginnend met de opmaak van inkomende facturen, is het belangrijk om ze in een standaardformaat te zetten. Dit zorgt voor een snelle en foutloze verwerking. Vervolgens herkent de software automatisch de gegevens op deze facturen.
Tools zoals Elvy lezen facturen direct uit de mailbox en kunnen papieren facturen scannen en digitaliseren.
Daarna worden de facturen geboekt in het systeem en gefiatteerd door de verantwoordelijke personen. Het automatische proces bespaart tijd en vermindert fouten. Tot slot vindt de betaling plaats, gevolgd door een gedetailleerde archivering die eenvoudig terug te vinden is bij audits of controles.
Kies een software die naadloos integreert met jouw systemen voor maximale efficiëntie.
Training en ondersteuning
Ontvangst van training en ondersteuning is cruciaal bij de implementatie van nieuwe factuurverwerkingssoftware. Tijdens de implementatiefase geven leveranciers vaak uitgebreide trainingen om werknemers vertrouwd te maken met de software.
Dit zorgt voor een soepele overgang en maximale efficiëntie vanaf dag één.
Betrouwbare klantenondersteuning is een ander essentieel element. Goede service helpt bij het oplossen van problemen en beantwoordt vragen snel, zodat het werk niet stilvalt. Klippa SpendControl biedt bijvoorbeeld uitstekende training en ondersteuning, terwijl Hyperscience vaak tekortschiet in klantenservice, ondanks hun geavanceerde functies.
Beste Praktijken en Aanbevelingen
Bij het kiezen van factuurverwerkingssoftware is het belangrijk om rekening te houden met specifieke sectoren. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen profiteren van betaalbare en toegankelijke opties.
Keuze van Factuurprogramma’s
Bij het kiezen van een factuurprogramma is nauwkeurigheid cruciaal. Fouten in facturen kunnen leiden tot betalingsproblemen en verlies van vertrouwen van klanten. Een factuurprogramma met geautomatiseerde controles helpt je fouten te verminderen.
Het moet ook snel zijn, zodat jij efficiënter kunt werken en tijd bespaart.
Compatibiliteit met je bestaande systemen is een andere belangrijke factor. Goede integratie zorgt ervoor dat gegevens automatisch worden overgezet zonder handmatig werk. Klantondersteuning is ook essentieel.
Kies een programma met betrouwbare support zodat je altijd hulp krijgt als dat nodig is.
Facturatie Software voor MKB en Specifieke Sectoren
Na het kiezen van het juiste factuurprogramma, is het tijd om specifiek te kijken naar facturatie software voor MKB en specifieke sectoren. Deze software biedt maatwerkoplossingen voor verschillende soorten bedrijven, zoals administratie- en accountantskantoren, handelsbedrijven, en andere organisaties.
Voorbeelden zijn onder andere Klippa SpendControl en Rossum, die bekend staan om hun flexibiliteit en gebruiksgemak. Er zijn geen beperkingen aan het aantal administraties dat je kunt beheren, wat zorgt voor een gestroomlijnd proces.
Voor handelsbedrijven biedt de juiste software integratie met bestaande systemen en automatische ordermatching. Facturatie software helpt je ook om real-time inzicht en controle over je financiële processen te krijgen.
Dit is essentieel voor bedrijven die snel moeten reageren op veranderingen in de markt. De juiste keuze helpt je bedrijf efficiënter te werken en fouten te verminderen.
Gratis en Open Source Factuurprogramma Opties
Gratis en open source factuurprogramma’s bieden uitstekende opties voor kleine bedrijven en startups. Een populair programma is InvoicePlane. InvoicePlane biedt functies zoals het beheren van facturen, klanten- en betalingenregistratie.
Het programma is eenvoudig te installeren en aan te passen aan jouw wensen.
Een andere goede optie is FacturaLibre. FacturaLibre ondersteunt meerdere talen en valuta. Het is een flexibele keuze voor internationale bedrijven. Met handige integraties kun je snel en efficiënt je facturering beheren zonder hoge kosten.
Conclusie
Met de juiste factuurverwerking software bespaar je tijd en verhoog je efficiëntie. Geautomatiseerde systemen zoals Klippa SpendControl en Docsumo verminderen fouten en verbeteren archivering.
Door de software te integreren met bestaande boekhoudsystemen, krijg je real-time inzicht. Dit maakt beheer eenvoudiger en veiliger. Overweeg vandaag nog een oplossing voor jouw bedrijf.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is factuurverwerkingssoftware?
Factuurverwerkingssoftware helpt bedrijven bij het automatisch verwerken en beheren van facturen.
2. Hoe bespaart factuurverwerkingssoftware tijd?
De software automatiseert handmatige taken, zodat je minder tijd kwijt bent aan het invoeren en controleren van gegevens.
3. Welke voordelen biedt de beste factuurverwerkingssoftware voor 2025?
De beste software voor 2025 biedt efficiëntie, tijdsbesparing en nauwkeurigheid bij het verwerken van facturen.
4. Moet ik cookies accepteren om de software te gebruiken?
Ja, het accepteren van cookies kan helpen om je ervaring met de software te verbeteren en je instellingen te onthouden.