Ondernemers combineren steeds meer verschillende inkomstenstromen. Misschien werk je als freelancer, maar run je ook een webwinkel. Of je hebt zowel aandelen als cryptovaluta. Er zijn ook talloze ondernemers die al deze dingen tegelijk doen. Financieel gezien geeft je dat een sterke positie, maar administratief kan het zorgen voor behoorlijk wat hoofdpijn. Want welke inkomsten zijn belast? Wat mag je aftrekken? Goed nieuws: ook als je geen accountant bent, kun je zelf het overzicht houden.
Freelance-inkomsten: facturen en urenregistratie in één pakket
Ben je zzp’er of freelancer? Dan weet je dat twee werkzaamheden heilig zijn: facturen versturen en uren bijhouden. Het liefst koppel je deze twee dingen aan elkaar. Dat kun je het beste doen in pakketten als Tellow, Exact Online en Yuki.
Tellow is een van de populairste keuzes voor zzp’ers. Met dit systeem is het eenvoudig om je zakelijke bankrekening te koppelen. Komt een betaling binnen, dan matcht Tellow deze automatisch met de openstaande factuur. De btw die je in rekening brengt, wordt automatisch apart gezet als de te betalen omzetbelasting.
Zoek je wat meer diepgang, dan is Exact Online een interessante keuze. Zeker voor freelancers met meerdere klanten of projecten. Per project maak je eenvoudig een aparte kostenplaats. Daardoor weet je per opdracht wat je verdient en uitgeeft
Yuki is geliefd dankzij zijn slimme scan-en-herkenfunctie. Je uploadt een factuur en Yuki leest automatisch de relevante gegevens in. Dat werkt ook voor inkomende facturen van opdrachtgevers.
Webwinkelinkomsten
Een webwinkel runnen is een heel andere tak van sport dan uren factureren en je diensten in rekening brengen. Je hebt te maken met veel meer kleine transacties per maand. Handmatig boeken is onbegonnen werk. Automatisering is geen luxe, maar een vereiste.
Met Exact Online kun je een robuuste integratie maken met WooCommerce, Shopify en Bol.com. Elke verkoop wordt automatisch als omzetpost geboekt, compleet met de juiste btw-tarieven. Retourzendingen worden als creditnota verwerkt.
Visma is juist ijzersterk in voorraadbeheer. Zeker als je fysieke producten verkoopt, is dit een handig pakket. De voorraadwaarde wordt namelijk bij elke verkoop automatisch bijgewerkt. De inkoopwaarde van de verkochte goederen (COGS) moet als kostenpost tegenover je omzet staan.
Verkoop je ook internationaal? Kijk dan eens naar Twinfield. Dit systeem ondersteunt meerdere valuta’s en past de btw-regels per land automatisch toe. Dat is essentieel nu de OSS-regeling (One Stop Shop) voor Europese e-commerce van kracht is.
Fiscaal lastig: crypto-inkomsten
Fiscaal gezien is crypto de lastigste inkomstenbron. Dat komt doordat er verschil in boxen zit. Crypto valt voor de meeste particulieren onder box 3, tenzij je minet, staket of actief handelt. Dan kan het zijn dat je inkomsten onder box 1 vallen. Elke transactie, inclusief crypto-naar-crypto-swaps, moet je documenteren.
Dat kan met crypto-belastingsoftware als Koinly of CoinTracking. Ze importeren transacties rechtstreeks uit exchanges als Bitvavo, Binance of Kraken, via API-koppelingen. Ze rekenen automatisch de winst of het verlies op transacties. Vanuit deze tools is het eenvoudig een jaaroverzicht te exporteren.
Deze kun je via een import of handmatig invoeren in Exact Online of Twinfield. Zo heb je meteen alles keurig bij elkaar. Staking-rewards en mining-opbrengsten boek je op het moment van ontvangst als inkomen tegen de dagkoers. Vergeet dan niet om de tijdstempel en de koers op dat moment te documenteren.
Inkomsten uit aandelen en beleggingen verwerken
In de ideale wereld kun je alles in één pakket onderbrengen. Helaas lukt dat niet altijd. Beleggingen moet je namelijk anders wegschrijven dan verkochte producten. Voor Nederlandse betalingsplichtigen geldt dat dividenden en koerswinsten doorgaans in box 3 vallen. Voor handelaars die veelvuldig actief zijn, kan box 1 van toepassing zijn. Weet je niet in welke box wat hoort? Vraag het dan na bij je boekhouder of financieel adviseur.
Minox is een gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma voor particulieren met beleggingsinkomsten. Dividenden leg je vast als ‘bate uit vermogen’ en je noteert bij elke dividendbetaling de bronbelasting die is ingehouden. Meestal is dat zo’n 15 procent voor buitenlandse aandelen.
Unit4 is een geschikte keuze als je op zoek bent naar uitgebreide financiële reportages. Dat komt zeker van pas als je een aanzienlijk belang hebt of via een BV belegt. Vergeet voor je jaarlijkse aangifte niet telkens een exportoverzicht van je broker bij te voegen. De meeste boekhoudprogramma’s accepteren CSV-imports, waarmee je transacties snel, direct en goed kunt inladen.
Ook je pandjes zijn inkomsten
Verhuur je een of meerdere panden? Verhuurinkomsten vallen vaak in box 3, maar de fiscale behandeling hangt af van de situatie. Welke software kun je gebruiken?
Met AFAS kun je de vastgoedmodules gebruiken. Per pand houd je dan de huurinkomsten, onderhoudskosten en de afschrijvingen bij. Huurontvangsten boek je onder de gelijknamige post in tegenover de bankrekening (debet). Onderhoudskosten zijn aftrekbare kosten, die je wegboekt als debet op de kostenrekening.
Ben je een kleine verhuurder, dan is Exact Online het pakket dat je zoekt. Je kunt dan per pand of project een kostenplaats aanmaken. De netto rendementen zijn dan per object te analyseren. Dat helpt bij beslissingen over verkoop, renovatie of verdere uitbreiding.
Van welke tool naar welk programma?
De beste aanpak is om één centraal boekhoudprogramma te gebruiken. Exact Online, Visma en Twinfield zijn solide keuzes. Voeg gespecialiseerde tools, zoals Koinly, toe die gegevens automatisch aanleveren.
Zorg ervoor dat je per inkomstenstroom een aparte grootboekrekening of kostenplaats aanmaakt. Zo weet je altijd wat welke bron oplevert. Precies wat je nodig hebt bij je jaarlijkse belastingaangifte. En bovendien handig om bij de hand te hebben als je strategische beslissingen over je financiële toekomst moet maken.
