Automatisch facturen scannen en herkennen, wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Dit ondersteunt het proces van het digitaal verwerken van verkoop- en inkoopfacturen, maar is ook nuttig bij het verwerken bonnetjes en andere documenten. Dit gebeurde eerst altijd via de scanner of je maakte er een foto van. Best ouderwets en omslachtig. Door er software voor te gebruiken, zorg je dat er minder fouten op de werkvloer gemaakt worden en het scheelt je veel tijd omdat het geautomatiseerd is. Tijd om hierin te duiken en te bekijken welk programma het beste is. Laten we snel 5x de beste scan en herken software vergelijken in deze scan en herken software test. Lees snel verder!
Beste scan en herken software van 2024: Mijn selectie
- Beste scan en herken software – e-Boekhouden
- Beste scan en herken all-in-one software – Exact
- Beste scan en herken software voor klein(ere) bedrijven – Gekko
Scan en herken software vergelijken; hoe doe ik dat?
Bij het vergelijken van scan en herken software en het bepalen van de beste factuur scan software, let ik vooral op de functionaliteit van elk programma. Wat is er allemaal mogelijk? Daarnaast vind ik dit belangrijk: hoe werkt scan en herken software? Is het een gemakkelijk programma dat voor iedereen toegankelijk is? Hoe is het gebruiksgemak? Is het gemakkelijk te implementeren op de werkvloer? Ook let ik op de verschillende scan en herken software ervaringen van gebruikers. Zij weten immers hoe de factuur scan software in de praktijk werkt, wat de voor- en nadelen zijn en zij hebben vaak ervaring met de klantenservice.
1. E-Boekhouden – beste scan en herken software
Met dit scan en herken e-boekhouden pakket is het mogelijk om de boekhouding nog verder te automatiseren. Maak een foto met je telefoon van een bonnetje of factuur en upload deze via het gratis, digitale archief. Het systeem herkent automatisch de gegevens en geeft zelf een boekingsvoorstel aan. Je hoeft alleen een laatste check uit te voeren. Daarnaast is het mogelijk om de factuur via e-mail toe te sturen. Die wordt dan herkend en je hoeft hem alleen te verwerken.
Bij de scan en herken software van e-Boekhouden betaal je alleen credits per document dat wordt geüpload. Je betaalt geen aansluitings- of activeringskosten voor de beschikbare functies. De credits van het digitale archief bestel je gemakkelijk via de app of website. Vanaf 50 credits betaal je €0,25 per credit. Voor 2.000 credits betaal je in totaal €180, wat neer komt op €0,09 per credit. Hoe meer credits je koopt, hoe voordeliger ze per stuk worden.
Voordelen e-Boekhouden
✅ e-Boekhouden heeft een gratis proefperiode van 14 dagen;
✅ Er is een mobiele app voor scan-en-herken software voor de boekhouding;
✅ Je betaalt kosten per document in plaats van voor een totaalbundel of abonnement;
✅ Er is veel support aanwezig, de klantenservice is goed bereikbaar per telefoon, chat, mail of WhatsApp;
✅ Het is mogelijk om dit pakket uit te breiden met een boekhoudpakket en facturatiepakket;
Nadelen e-Boekhouden
❌ Het is niet mogelijk om een gratis factuur te maken met de app;
❌ Er is geen alternatief beschikbaar na het aflopen van de scan en herken software aanbieding. Het goedkoopste pakket is daarna aan te schaffen voor €9,95 per maand.
2. Exact – beste scan en herken all-in-one software
De Exact online scan en herken bundel herkent zelf de facturen die in de e-mail terechtkomen en zet die in de administratie klaar. Daarnaast digitaliseer je met Exact scan en herken de bonnen en facturen simpel met je smartphone of tablet. Exact zet zelf de boekingen klaar in de administratie, je hoeft het alleen te controleren. Met de scan en herken Exact online kost het in totaal boeken van 300 facturen slechts één uur tijd. Het is niet nodig om zelf de facturen over te typen. Het scheelt dus veel tijd als dit automatisch gedaan wordt met de scanmethode. Exact maakt gebruik van een zelflerende robot die de inkoopfacturen herkent en steeds meer leert op basis van Artificial Intelligence.
Exact biedt 3 pakketten aan van de scan en herken software. Het goedkoopste pakket heet ‘Standaard’ en de prijs hiervoor is €4,75 per maand. Dit is de basisboekhouding. De investering voor pakket ‘No Hands’ bedraagt €9 per maand. Hier zitten de volgende functionaliteiten bij: klantsamenwerking, realtime facturatie, 10 boekingsvoorstellingen per maand en machine learning. De investering voor het duurdere pakket (No Hands Unlimited), bedraagt €16 per maand. Je ontvangt dan de volgende functionaliteiten: realtime facturatie en onbeperkt aantal boekingsvoorstellingen.
Voordelen Exact
✅ Er is een gratis proefperiode van 30 dagen;
✅ Een zelflerende robot verwerkt de facturen en herkent steeds beter op basis van machine learning in Exact waar de facturen moeten komen te staan voor jouw administratie;
✅ Met de functie Mijn[Kantoor] vraag je de klant gemakkelijk om de bonnetjes. Deze bonnetjes leveren ze aan via de app;
✅ Via een app scan je gemakkelijk een onbeperkt aantal facturen in;
✅ Het is mogelijk om meerdere modules aan te kopen van Exact.
Nadelen Exact
❌ Het programma Exact scan en herken software test je nu al in een proefperiode van 30 dagen. Je test het eerst, voordat tot aankoop overgaat;
❌ De klantenservice van Exact laat veel te wensen over volgens verschillende reviews van gebruikers. De medewerkers reageren erg traag en er worden vraagtekens gezet bij de betrouwbaarheid van de klantenservice;
❌ Scan en herken Exact kosten liggen veel hoger dan bij andere aanbieders.
3. Gekko – beste scan en herken software voor klein(ere) bedrijven
Gekko biedt een boekhoudsysteem aan, waarvan een onderdeel het scannen en herkennen is. Haar propositie is uniek en speciaal voor zzp’ers en kleine ondernemers. Het administratieprogramma is namelijk onbeperkt gratis. Dit administratiesysteem is gemakkelijk te gebruiken met een app. Het is beschikbaar in de cloud, waardoor je overal toegang hebt tot je administratie. Dit is voor de gebruikers erg fijn, want je kunt de administratie daardoor overal doen: je hebt alleen toegang nodig tot een computer of tablet.
Er zijn twee pakketten van Gekko beschikbaar. Het goedkoopste pakket is gratis, dit is het Basic pakket. Via de mobiele scan app kan een onkosten registratie gedaan worden. De bonnen scan je met de mobiele app gemakkelijk in, uren bijhouden doe je gemakkelijk via de app, je maakt ook gemakkelijk een tijdlijn van je uren per klant of project aan en je houdt het aantal ritten bij. Daarbij verstuur je onbeperkt facturen en je mag minimaal 5 betalingen met iDEAL toevoegen aan de facturen. De investering voor het Premium pakket is €12 per maand. Bij dit pakket krijg je aanzienlijk meer functionaliteiten, bijvoorbeeld urenrapportages uitdraaien, scan en herken bon informatie, digitale bonnen doorsturen en facturen aanpassen.
Voordelen Gekko
✅ De klantenservice is volgens de reviews erg behulpzaam en reageert snel;
✅ In meerdere talen beschikbaar;
✅ De app Gekko Bonnen is voor Android en iOS gratis te downloaden;
✅ De app is gratis en blijft ook gratis;
Nadelen Gekko
❌ Gekko richt zich op zzp’ers en niet op grotere bedrijven;
❌ Alle functionaliteiten zijn pas beschikbaar in het duurste pakket van €12 per maand exclusief btw;
❌ In het gratis pakket is geen scan en herken bon informatie beschikbaar.
4. Klippa
Klippa heeft een declaratiesysteem waarbij je bonnetjes, thuiswerkvergoedingen, reiskosten en andere onkosten gemakkelijk in de app verwerkt. Door het scan en herken systeem verwerk je deze facturen snel, zonder dat je iets hoeft over te typen. Nadat het document in de app verwerkt is, komt het bij de manager te staan, die het met één druk op de knop goedkeurt. Klippa doet een boekingsvoorstel voor de gedeclareerde bonnen, zodat die gemakkelijk in het facturatiesysteem komen te staan.
De investering voor het goedkoopste Klippa pakket, het Effective pakket, bedraagt €4 per maand. Hierbij is het mogelijk om declaraties in te dienen via de app, website of per e-mail. En er is opslag in de cloud. Ook is het mogelijk om digitaal te accorderen. Daarna volgt het Premium pakket, dit kost €5 per maand. In dit pakket zitten wat meer functionaliteiten, zoals fraudedetectie en automatische btw-vordering. Voor het duurste pakket is helaas geen prijs beschikbaar, deze is alleen op te vragen bij Klippa zelf. Dit pakket wordt ook op maat gemaakt voor de klant. Uiteraard krijg je hier wel de meeste functionaliteiten bij, zoals een creditcardmodule en bedrijfslogo in de app.
Voordelen Klippa
✅ Het is gemakkelijk om een online demo te boeken bij Klippa;
✅ Klippa doet zelf boekingsvoorstellen, dit is een zelflerend systeem;
✅ Er is een supportafdeling beschikbaar via telefoon, e-mail en chat.
Nadelen Klippa
❌ Deze declaratie app is alleen voor de onkostenvergoedingen van werknemers;
❌ Er wordt geen duidelijkheid gegeven op de website over de prijs van het Custom pakket.
Dit moet aangevraagd worden via een aanvraagformulier;
❌ Digitaal accorderen op het web kan alleen bij bonnen vanaf €50 via de digitale workflow.
5. Zenvoices
Facturen verwerken wordt ook gemakkelijk gemaakt door het systeem van Zenvoices. Facturen mail je of scan je in via de app, dan ontvang je een boekingsvoorstel en deze wordt na goedkeuring verwerkt in het boekhoudpakket. In de online portal worden facturen met de mobiele app goedgekeurd. Pas na die goedkeuring worden ze betaalbaar gesteld in de administratie.
Er zijn verschillende pakketten beschikbaar bij Zenvoices. Hier zit scan en herken automatisch in. Het is niet mogelijk om alleen gebruik te maken van scan en herken software. Dit zit in de boekhoudpakketten verwerkt. Per pakket loopt de prijs op, want je maakt ook gebruik van meerdere functionaliteiten. De investering voor het goedkoopste pakket bedraagt €1. Het basispakket kost €19, de kosten voor het Pro pakket bedragen €49 en het complete pakket kost €99.
Voordelen Zenvoices
✅ De app leest de inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes in;
✅ Het is mogelijk om een gratis proefaccount van 30 dagen af te sluiten;
✅ Een demonstratie is gemakkelijk in te plannen via de website.
Nadelen Zenvoices
❌ Het is een zelflerend programma, waardoor de indeling in het begin niet altijd correct gaat. Je moet dit dus echt goed controleren, voordat het goed zal werken;
❌ Het is niet gemakkelijk om een factuur te verwijderen als deze verkeerd is ingedeeld;
❌ De scan en herken software zit in de pakketten, het is niet los verkrijgbaar als module.
Mijn beste scan en herken software 2024
De beste scan en herken software is naar mijn mening e-Boekhouden. Met dit programma is het niet meer nodig om bonnetjes en inkomende facturen handmatig in te voeren. Ze biedt een gratis proefaccount aan van 14 dagen, waarmee je het programma eerst vrijblijvend test. En met een app is het mogelijk om foto’s te maken van de bonnetjes, die je gemakkelijk digitaal naar je inbox of archief doorstuurt.
De klantenservice van e-Boekhouden wordt goed beoordeeld en is op verschillende manieren bereikbaar voor support. Ze heeft zelfs een YouTube kanaal waar je uitleg vindt. Daarnaast betaal je per document dat je in scant.
Scan en herken software ervaringen en reviews
Je bent nu vast ook nieuwsgierig naar de scan en herken ervaringen van andere gebruikers. Ik heb hieronder wat scan en herken software reviews verzameld van consumenten.
e-boekhouden review
Jens zegt over e-Boekhouden: ‘Ik ben erg tevreden over e-Boekhouden. Het is een gebruiksvriendelijk en duidelijk programma. We krijgen veel facturen per mail en de scan herken software herkent dit meteen. De facturen scannen en herkennen automatisch, want die komen automatisch in het programma terecht. Je hebt er geen omkijken meer naar. Ik ben erg te spreken over de klantenservice, ze reageert erg snel op mijn e-mails. Het is superfijn dat de accountant ook toegang heeft tot dit programma, want het scheelt me zoveel werk aan het einde van het jaar. Hier zit een hele tevreden klant!’
Exact review
‘Mijn ervaring met het scan en herken pakket van Exact valt me niet tegen. Ik ben daar tevreden over. Er zitten veel functionaliteiten in exact online scan en herken. Het facturen scannen met Exact gaat goed met de app. Alleen ik heb een fout ontdekt in de app, daarom heb ik contact gezocht met de klantenservice. Na vele keuzes gemaakt te hebben in het keuzemenu, werd ik erg onbeschoft geholpen door de telefoniste. Zij heeft mij weer doorverbonden, want ik had niet de goede lijn te pakken. Dit ging mis, waardoor ik opnieuw contact moest nemen. Ik kwam uiteindelijk bij iemand terecht die me doorverwees naar de administratie en uiteindelijk kreeg ik als antwoord dat er gewoon een fout in de app zit en werd er opgehangen,’ vertelt Rob over zijn ervaring met Exact.
Gekko ervaring
Rob vertelt over Gekko het volgende: ‘Wat een eenvoudige en complete software. Ik ben zelf zzp’er en ik gebruik al een langere tijd de basis versie, waar ik erg goed mee uit de voeten kan. Ik raad deze scan en herken software aan zzp’ers aan die veel met bonnetjes werken. De bonnetjes scan je gemakkelijk in de app in en komen dan automatisch in de juiste map terecht. Je hebt er geen omkijken meer naar. Bij vragen heb ik een snelle reactie van de helpdesk ontvangen. Dat zijn erg vriendelijke en behulpzame medewerkers, die duidelijk antwoorden geven op de gestelde vragen.’
Klippa review
‘We gebruiken Klippa nu al een tijdje en zijn hier zeer tevreden over. De facturen worden automatisch gegenereerd met een boekingsvoorstel, waardoor het inboeken van de facturen en bonnetjes veel gemakkelijker wordt. Het enige wat je hoeft te doen is een foto te maken van het bonnetje of de factuur en het boekingsvoorstel wordt automatisch aangemaakt, wij hoeven het alleen nog te controleren. Dit scheelt ons zoveel werk,’ vertelt Ina over haar ervaring met Klippa.
Zenvoices ervaring
Corné vertelt over Zenvoices: ‘Ik was al een tijdje op zoek naar een betrouwbaar factuurverwerkingspakket die in onze complete behoefte voorzag. Elke keer miste ik het scannen facturen en boekhouding. Totdat ik tegen Zenvoices aanliep. Hier is het wel mogelijk om de bonnetjes in te scannen, facturen scannen, de facturen worden per e-mail herkend en hoef je alleen nog in de boekhouding te controleren. We zijn erg blij met dit pakket.’
Scan en herken software kopen checklist: hier moet je op letten!
Wil je scan en herken software kopen, dan wil je natuurlijk wel weten aan welke eisen deze moet voldoen. Daarom heb ik een checklist gemaakt en die deel ik hieronder met je. Wil je ook scan en herken software bestellen? Bekijk dan deze lijst.
✅ Heeft de scan en herken software een app? Dit is wel belangrijk, want je staat vaak met losse bonnetjes in je handen en het is fijn als je deze direct met de app kunt inscannen. Dit scheelt veel tijd en de bonnetjes raken dan niet zoek;
✅ Let erop dat het facturen scannen en boeken automatisch gaat, want er zijn programma’s waarbij je het boeken handmatig moet doen. Dit kost erg veel tijd;
✅ De software moet wel 100% factuur herkenning bezitten. Als dit automatisch via de e-mail gebeurt, heb jij er geen omkijken meer naar. Je doet dan alleen een laatste check;
✅ Daarnaast moet de software facturen scannen en herkennen via de app. Dat is handig, mocht je toch ook facturen handmatig per post ontvangen;
✅ Let ook op bulkverwerking, is dat mogelijk met dit programma?
✅ Is er veel gebruiksinformatie beschikbaar? En is de klantenservice behulpzaam?
Meest gestelde vragen over scan en herken software
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Lees dan snel verder, want ik heb de meest gestelde vragen, inclusief de antwoorden, voor je verzameld. Zo heb je straks alle kennis in huis om de juiste keuze te maken en de scan en herken software aan te schaffen die het beste bij je bedrijf past.
De beste scan en herken software is e-Boekhouden. e-Boekhouden wordt zeer goed beoordeeld door de gebruikers. De scan en herken software van e-Boekhouden herkent zelf facturen die via de e-mail binnenkomen en verwerkt ze ook zelf in de boekhouding. Je hoeft het alleen nog te checken. Daarnaast is het mogelijk om met de app de bonnetjes in te scannen en herkennen. De prijzen van e-Boekhouden zijn niet hoog en ze biedt wel veel functionaliteiten aan.
Scan en herken software gebruik je om automatisch gegevens van facturen af te lezen in de e-mail. Dat zijn gegevens zoals factuurnummers, bedragen, data en IBAN-nummers. Doordat het zelf de gegevens afleest, stelt de software automatisch een boeking voor. Hierdoor hoef je alleen maar te controleren of het juist staat. Daarnaast is het mogelijk om met de scan en herken software bonnetjes via een app in te scannen en te herkennen, waardoor die automatisch in de workflow terechtkomt.
Een voordeel van scan en herken software is dat het veel werk voor je uit handen neemt. Je bespaart erg veel tijd als het mogelijk is om via de app de bonnetjes in te scannen en die automatisch bij de juiste werknemer terecht te laten komen. Daarnaast is het fijn als facturen ook direct uit de e-mail worden herkend en geautomatiseerd in de boekhouding terechtkomen. Ook dit scheelt namelijk tijd en moeite. (1)
Conclusie beste scan en herken software 2024
- Beste scan en herken software – e-Boekhouden
- Beste scan en herken all-in-one software – Exact
- Beste scan en herken software voor klein(ere) bedrijven – Gekko
