Met hoeveel documenten heb jij per dag, per week en per maand te maken? Grote kans dat je op regelmatige basis heel wat bestanden moet verwerken. Deze bestanden moet je niet alleen veilig bewaren, maar moeten ook makkelijk terug te vinden zijn. Daarvoor dient een Document Management Systeem. In dit artikel vind je informatie over de beste Document Management Systemen van het moment!
Kort samengevat:
Het beste document management systeem van 2023 volgens onze test is Monday. Dit merk bevat het meest uitgebreide pakket en je kunt er documenten in creëeren.
Document management systemen vergelijken: hoe doe ik dat?
De keuze voor een goed DMS is van groot belang. Dit systeem ga je namelijk langere tijd vrij intensief gebruiken. Bovendien is het een systeem waar je écht op moet kunnen bouwen en vertrouwen. Mede daarom ben ik voor jou uitgebreid op zoek gegaan naar de beste document management systemen. Uiteindelijk ben ik hierdoor in staat geweest om een complete top 5 voor je samen te stellen. Over de beste software voor document management vind je hieronder alle mogelijke informatie.
1. Monday – beste document management systeem
Wil je alle documenten op de best mogelijke manier verwerken? Kies dan voor het systeem van Monday. Met dit systeem is het een fluitje van een cent om documenten te verwerken en veilig te bewaren.
In mijn ogen is Monday méér dan alleen een DMS. Met dit systeem kun je namelijk ook alle bestanden makkelijk delen met de juiste mensen. Tevens is het mogelijk om de documenten te bewerken en vervolgens veilig te bewaren.
Met Monday is het ook nog mogelijk om het volledige document beheer te automatiseren. Je kunt per documentsoort instellen wat er automatisch mee moet gebeuren. Ook is het met Monday mogelijk om zelf documenten te creëren.
Wat kost Monday?
Bij Monday kun je uit meerdere pakketten kiezen:
- Free: €0 per maand, maximaal 2 gebruikers.
- Basic: €8 per maand per gebruiker.
- Standard: €10 per maand per gebruiker.
- Pro: €16 per maand per gebruiker.
- Enterprise: prijs op aanvraag
Voordelen Monday
✅ Automatisch documenten beheer
✅ Mogelijkheid om zelf documenten te creëren
✅ Documenten met de juiste mensen delen
✅ Veel bijkomende functies
✅ Keuzes uit 5 pakketten
Nadelen Monday
❌ Mogelijk iets té uitgebreid
2. Wrike – beste document manager
Heb je moeite om alle workflows in je onderneming te stroomlijnen? Kies dan voor Wrike; dit is wat mij betreft de beste document manager. Met dit systeem manage je niet alleen de stroom van alle documenten, maar ook andere workflows.
Bij Wrike valt onder meer de veelzijdigheid op. Dit handige systeem gebruik je voor alle mogelijke (interne) processen, waarbij je ook nog meerdere processen kunt automatiseren. Alle collega’s gaan dankzij Wrike ook nog eens efficiënter en beter samenwerken.
Qua document beheer heeft Wrike ook veel te bieden. Je deelt de documenten met de juiste personen, je maakt documenten aan en je bergt de documenten veilig op. Doordat Wrike een alles-in-een platform is, vind je alle bestanden moeiteloos terug.
Wat kost Wrike?
Bij Wrike heb je de keuze uit 5 pakketten:
- Free: $0,00
- Team: $9,80 per maand per gebruiker.
- Business: $24,80 per maand per gebruiker.
- Enterprise: prijs op aanvraag.
- Pinnacle: prijs op aanvraag.
Voordelen Wrike
✅ Automatisch documentenbeheer
✅ Veel bijkomende functies
✅ Alles-in-een platform
✅ Keuze uit 5 pakketten
Nadelen Wrike
❌ Meer geschikt voor grotere bedrijven
3. PandaDoc – beste document beheer
Ben je op zoek naar een systeem waarmee je alleen documenten kunt beheren? Zoek dan niet verder. In dat geval sluit PandaDoc perfect op je wensen aan. Dit systeem is met maar één doel ontwikkeld: het beheren van je documenten zo makkelijk mogelijk maken.
In dat doel zijn de ontwikkelaars goed geslaagd. Bij PandaDoc valt onder meer het gebruiksgemak op. Zelfs als je voor de eerste keer gebruik van dit systeem maakt, spreekt alles voor zich. Het systeem biedt de mogelijkheden om eenvoudig documenten op te stellen, te beheren en zelfs te ondertekenen.
Inmiddels maken meer dan 50.000 bedrijven gebruik van PandaDoc. Dit doen zij naar volle tevredenheid, getuige de online beoordelingen. Daarbij is het ook goed om te weten dat dit systeem voor in principe elk bedrijf geschikt is. Van klein tot groot; elk bedrijf heeft immers belang bij goed document beheer.
Wat kost PandaDoc?
Bij PandaDoc kun je uit 4 pakketten kiezen:
- Gratis: $0,00
- Essentials: $19,99 per maand per gebruiker.
- Business: $49 per maand per gebruiker.
- Enterprise: $89 per maand gebruiker.
Voordelen PandaDoc
✅ Perfect beheer van documenten
✅ Ondertekenen van documenten
✅ Eenvoudig in gebruik
✅ Voor veel bedrijven geschikt
Nadelen PandaDoc
❌ Vrij duur
4. WhiteVision
Een ander DMS waar ik erg enthousiast over ben, is WhiteVision. Met deze software beheer je de documenten prima, maar ook andere zaken die tot je administratie behoren. Zo is het met WhiteVision een fluitje van een cent om alle inkoopfacturen te verwerken.
Bij WhiteVision ben je van veel automatiseringsmogelijkheden verzekerd. Door zoveel mogelijk zaken te automatiseren, hou je meer tijd over voor andere zaken binnen je bedrijfsvoering. Bovendien is de foutenmarge bij WhiteVision héél klein.
Met WhiteVision krijg je ook nog eens de gewenste inzichten in je onderneming. Daarbovenop komt dat dit document beheer systeem vrij eenvoudig in gebruik is. Op dit moment verwerkt dit systeem al meer dan 14 miljoen documenten per jaar!
Wat kost WhiteVision?
Over de prijzen doet WhiteVision op haar website geen uitspraken. Je zou contact met de klantenservice op moeten nemen voor een offerte op maat.
Voordelen WhiteVision
✅ Ideaal voor alle mogelijke bestanden
✅ Automatische verwerking van documenten
✅ Aan ERP systemen te koppelen
✅ Aanzienlijke tijdsbesparing
Nadelen WhiteVision
❌ Geen transparantie over de kosten
5. HoorayHR
Wil je méér dan alleen een regulier DMS hebben? Kies dan voor HoorayHR. Met deze uitgebreide software regel je alle HR zaken op één plek. Dit is een allesomvattende HR tool, waarin ook veel ruimte is voor het beheren van documenten.
Met HoorayHR hou je alle touwtjes in eigen handen. Je hebt het perfecte toezicht op alle werknemers, op de lopende zaken en op de verwerking van alle mogelijke documenten. Hierbij richt HoorayHR zich vooral op de snelgroeiende bedrijven; voor hen is het, volgens HoorayHR, van essentieel belang om alle documenten in één keer goed te verwerken.
Met HoorayHR kun je ook een digitaal personeelsdossier voor elke werknemer aanmaken. Verder is het mogelijk om met slimme verlof- en verzuimregistratie aan de slag te gaan. Alle bestanden die je hiervoor benodigd hebt, sla je veilig en makkelijk op binnen dit platform. Ook het ondertekenen van documenten is mogelijk.
Wat kost HoorayHR?
Voor HoorayHR betaal je een vast bedrag van €4,50 per maand per gebruiker. Het is overigens mogelijk om dit systeem eerst 14 dagen gratis uit te proberen. Ook is het mogelijk om online een demo aan te vragen.
Voordelen HoorayHR
✅ Uitgebreide HR tool
✅ Perfect beheer van documenten
✅ Voor veel bedrijven geschikt
✅ Schept orde in de chaos
Nadelen HoorayHR
❌ Mogelijk iets té uitgebreid.
Mijn beste document management systeem 2023
Wil je de juiste documenten op de juiste manier verwerken? Dan heb je hier een goed document management systeem voor nodig. Ik raad je hiervoor het systeem van Monday aan. Met dit systeem werk je op de perfecte manier aan document management, mede door alle handige functies.
Ook is deze document management software voor andere zaken in je onderneming van groot belang. Dit is simpelweg één van de meest uitgebreide systemen op het gebied van document management.
Document management ervaringen en reviews
Wil je je fysieke documenten en papieren documenten veilig opbergen? Dan heb je hier een kluis voor nodig. Wil je echter alle digitale documenten veilig opbergen? Dan kies je het beste voor één van bovenstaande document management systemen. Om tussen deze systemen de juiste keuze te maken, zou je goed naar de ervaringen van andere gebruikers moeten kijken.
Monday reviews
Nagenoeg alle gebruikers van Monday spreken hier vol lof over. Dit heeft betrekking op het beheren van alle documenten, maar ook op alle bijkomende functies. Veel gebruikers spreken ook vol lof over het gebruiksgemak van dit document management systeem.
Wrike reviews
Als je voor Wrike kiest, maak je een verstandige keuze. Dit blijkt althans uit de vele positieve reviews die online te vinden zijn. Veel gebruikers spreken vol lof over de mogelijkheden van dit document management systeem. Ook het gebruiksgemak en de prijsstelling spreekt veel gebruikers aan.
PandaDoc reviews
Dit document management systeem wordt door gebruikers erg goed beoordeeld. De gebruikers roemen het gebruiksgemak, de vele mogelijkheden én de automatiseringsmogelijkheden. Ook valt te lezen dat PandaDoc prima te koppelen is aan andere systemen.
WhiteVision reviews
Bijna alle bedrijven die van WhiteVision gebruik maken, spreken hier vol lof over. Zij roemen het gebruiksgemak, de vele mogelijkheden op het gebied van documenten en de aanzienlijke tijdsbesparing. Op de website van WhiteVision valt te lezen dat men méér dan 1400 tevreden organisaties als klant heeft.
HoorayHR reviews
De reviews over HoorayHR zijn positief tot heel positief te noemen. Men roemt de veelzijdigheid van dit HR systeem, waarvan het document beheer slechts een klein onderdeel uitmaakt. Juist de diversiteit is één van de grootste voordelen van HoorayHR, aldus de huidige gebruikers.
Document management systemen vergelijken: hier moet je op letten!
Wat is nou het beste document management systeem waar je voor kunt kiezen? Dat hangt volledig van je bedrijf en je wensen af. Mijn advies is daarom om goed de verschillende systemen op onderstaande punten met elkaar te vergelijken.
Exacte mogelijkheden
Wil je voor uitsluitend een document management systeem gaan? Of wil je voor een uitgebreider softwaresysteem gaan? Zoals meerdere van bovenstaande systemen laten zien, zijn sommige systemen erg veelzijdig te gebruiken. Je zou daarom goed naar de exacte mogelijkheden moeten kijken.
Wil je de juiste documenten op de juiste manier verwerken? Dat is met elk document management systeem mogelijk. Wil je de documenten ook met elkaar kunnen delen of kunnen ondertekenen? Dan is dit niet bij alle systemen mogelijk. Kijk daarom goed naar de mogelijkheden en functies per document management systeem.
Werking van het systeem
Je hebt niet alleen met de documenten zelf te maken, maar ook met de werking. Is het document management systeem dms bijvoorbeeld eenvoudig te gebruiken? En kun je bij het systeem ook nog van handige automatiseringsmogelijkheden profiteren?
Ga ook goed na in hoeverre de database toegankelijk is. Kun je vanaf je smartphone of tablet ook de actuele informatie van de bestanden inzien? Of is het zelfs mogelijk om vanaf je mobiele apparaten wijzingen aan de documenten door te voeren? Ga dit goed na.
Prijs
Wil je het verwerken van alle documenten efficiënt inrichten? Dan kun je niet zonder het beste DMS. Maar, voor het beste DMS moet je uiteraard wel geld betalen. Ga goed na wat de prijzen van de verschillende document management systemen zijn. Ga ook goed na hoe de prijs opgebouwd is.
Conclusie: wat is het beste document management systeem?
In mijn ogen biedt Monday.com het beste document management systeem aan. Dit systeem is veelzijdig, biedt veel gebruiksgemak en is voor veel bedrijven geschikt. De vele mogelijkheden qua documenten spreekt mij uiteraard ook erg aan. Je kunt documenten verwerken, op de juiste manier delen en ook nog op de juiste manier ondertekenen. Met Monday.com is digitaal documentbeheer een fluitje van een cent!
Meest gestelde vragen over document management systeem
Monday biedt het beste DMS systeem aan. Dit DMS systeem is eenvoudig in gebruik, biedt veel mogelijkheden en is relatief betaalbaar. Met dit DMS systeem behaal je bovendien een flinke tijdsbesparing, waarmee je ook veel geld kunt besparen.
De afkorting DMS staat voor ‘Document Management Systeem’. Dit is een systeem waarmee je alle documenten in een onderneming kunt verwerken, bewaren, delen, bewerken en/of ondertekenen. De digitale documenten die je in een DMS opslaat, zijn makkelijk terug te vinden. Dit kun je bijvoorbeeld aan de hand van een categorie, status of omschrijving doen.
Met een DMS geniet je van meerdere voordelen:
– Je hebt altijd toegang tot de juiste documenten
– Je kunt alle digitale documenten makkelijk terugvinden
– Je kunt nog efficiënter samenwerken binnen een onderneming
– Je raakt nooit meer documenten kwijt
– Je geniet van een flinke tijd- en kostenbesparing(1)
