In ieder bedrijf is een workflow management systeem aanwezig dat zo effectief en efficiënt mogelijk uitgevoerd moet worden. Zo kunnen alle doelen en plannen op de juiste manier behaald worden. Door gebruik te maken van de juiste workflow software worden de juiste processen van een bedrijf in kaart gebracht. Daardoor kunnen alle informatiestromen, plannen en doelen juist genoteerd worden in de workflow software. Alle procedures en regels van het bedrijf zijn hierbij het uitgangspunt. Hierdoor wordt de juiste informatie uitgewisseld tussen afdelingen en gaat het samenwerken tussen de teams beter en bespaar je veel tijd. Ben je geïnteresseerd in workflow software, want wil je efficiënter werken? Lees dan vooral verder!
Beste workflow software van 2023: Mijn selectie
- Beste workflow software – Monday
- Beste workflow management software met veel functies – Pipedrive
- Beste workflowmanagement software totaalpakket – ClickUp
Workflow software vergelijken; hoe doe ik dat?
Workflow software is erg waardevol voor werknemers en ondernemers, mits het aansluit bij de wensen van het bedrijf. Er zijn verschillende aanbieders van workflow management software. Ik kan me zo voorstellen dat je door de vele aanbieders het overzicht niet meer ziet. Dus ik zal hieronder verschillende workflowmanagement software met elkaar vergelijken. Dit ga ik doen op basis van verschillende aspecten. Denk aan het gebruiksgemak, overzichtelijkheid, klantenservice en de ervaringen van de gebruikers. Ik zal geen top 10 workflow management software behandelen, ik benoem alleen de 4 beste workflow management software. Ga jij ook workflow software bestellen? Lees dan snel verder om te ontdekken waar je op moet letten.
1. Monday – beste workflow software algemeen
Monday biedt een workflow software systeem aan, die de klant op nummer één zet. Ze biedt veel gebruiksgemak aan en gaat vooral voor eenvoud, waardoor de software voor iedereen toegankelijk is. Monday is een platform dat speciaal gebouwd is voor bedrijven die een nieuwe manier van werken willen toepassen. Ze biedt een workflow software aan die je op je eigen manier inricht. Doordat je het afstemt op de behoeftes van je team, kan je samen met je team productiever en efficiënter werken.
De workflow software van Monday biedt gebruiksvriendelijke automatiseringen aan. Door het heldere projectenoverzicht wat je creëert, krijg je een helder beeld van welke taken er in de gehele organisatie gedaan moeten worden. Door de aanpasbare dashboards krijg je ook een goed beeld van of je op schema ligt, welke doelen er haalbaar zijn én kun je gemakkelijk beslissingen maken om de doelen sneller te bereiken. Elke workflow stel je zelf eenvoudig samen met de aanwezige bouwstenen. Het is mogelijk om met deze workflow management software organisatie breed effectief samen te werken.
De klantenservice is te bereiken per e-mail. Niet iedereen is tevreden over de klantenservice, de ervaringen lopen erg uiteen. Veel klanten ervaren de klantenservice als positief; zij worden goed geholpen en ervaren het als een verlengstuk van het bedrijf. Anderen zijn er niet over te spreken; zij geven aan dat ze niet behulpzaam is en de reactiesnelheid erg traag is.
Wat is de investering voor deze document management software with workflow? En biedt Monday een workflow software korting aan? Het antwoord hierop is nee, er wordt geen workflow software korting aangeboden. Er wordt een gratis proefperiode van 14 dagen aangeboden. Met 2 gebruikers mag je gratis gebruik maken van het platform. Een basic abonnement begint bij €8 per gebruiker, dan maak je met 3 gebruikers gebruik van deze software. Een standaard abonnement kost €10 per gebruiker. Dit omvat meer functies waarvan je dan gebruikmaakt met je team. Een pro abonnement kost €16 per gebruiker, dit omvat het meest aantal mogelijkheden.
Voordelen Monday
✅ Deze workflow software wordt gebruikt door meer dan 152.000 klanten over de hele wereld;
✅ Maak gebruik van 200+ verschillende workflows;
✅ De klantenservice staat 24 uur per dag, 7 dagen in de week klaar om uitstekende service te bieden;
✅ Je maakt gebruik van één platform, maar je maakt onbeperkt gebruik van de workflows;
✅ Je hebt geen creditcard nodig om een abonnement af te sluiten.
Nadelen Monday
❌ Er geldt slechts een proefperiode van 14 dagen;
❌ Als je met meerdere personen in deze workflow software werkt, dan kan het bedrag maandelijks nogal oplopen.
2. Pipedrive – beste workflow management software met veel functies
Pipedrive is een workflow software aanbieder dat een gemakkelijk workflow software systeem aanbiedt. In 3 stappen kan je aan de slag met dit systeem. Het biedt meerdere functies aan, waardoor je een gemakkelijke samenwerking aangaat met je team. Pipedrive is ontworpen door verkopers, voor verkopers. Je voegt gemakkelijk meerdere functies toe aan de dashboards. Hierdoor kan grote groei geautomatiseerd worden.
De klantenservice van Pipedrive is goed bereikbaar via een chat en e-mail. Daarnaast is er een helpcentrum aanwezig, waar je ook de meest gestelde vragen bekijkt. Verder is hier nog een kennisbank aanwezig en een online community. De klant kan hierdoor snel terecht met zijn of haar vragen.
Wil je deze Pipedrive workflow software kopen? Dan is het goed om op de hoogte te zijn van de investeringen. Het goedkoopste pakket biedt het volgende aan: overzichtelijk je leads, pijplijnen en agenda beheren. Deze investering bedraagt per gebruiker per maand €15. Of je kiest voor het uitgebreidere pakket. Hiervoor bedragen de kosten €25 per gebruiker. Bij dit uitgebreidere pakket kan je alle e-mails met templates synchroniseren, je plant berichten in en je bouwt een geautomatiseerde workflow. Hoe handig is dat?!
Voordelen Pipedrive
✅ Deze workflow software wordt door meer dan 1000.000 bedrijven gebruikt;
✅ Ze biedt een gratis proefperiode aan van 14 dagen;
✅ De klantenservice wordt goed beoordeeld;
✅ Je voegt gemakkelijk veel functies toe aan je abonnement.
Nadelen Pipedrive
❌ Hoe meer gebruikers je toevoegt, hoe hoger de prijs is die je betaalt;
❌ Je koppelt Pipedrive niet aan andere systemen, zoals bijvoorbeeld Excel;
❌ Deze workflow software is bedoeld voor grote of middelgrote bedrijven. Voor freelancers en kleine bedrijven is het niet geschikt;
❌ Het is ontworpen door verkopers voor verkopers, het is daarom niet voor elk team geschikt.
3. ClickUp – beste workflowmanagement software totaalpakket
Met deze workflow software importeer je gemakkelijk alle taken in een app. Het werkt gemakkelijk met andere systemen samen. Het is een gebruiksvriendelijke tool, die veel functies aanbiedt. ClickUp werkt ook gemakkelijk via een browser of via een app. Het is speciaal gebouwd voor teams vanaf 1 tot 1.000 personen. Deze workflow software zorgt ervoor dat prioriteiten van de teams weer helder worden en het biedt een speciaal onboarding programma aan voor nieuwe gebruikers.
De klantenservice van ClickUp is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar via de chat en per telefoon. Ze biedt gratis coaching aan als gebruikers dit nodig hebben. Daarnaast worden er dagelijks webinars gegeven over het systeem. Ideaal dus, als je vastloopt en je wilt meer uitleg!
Als je deze workflow management software voor eigen gebruik wilt, dan maak hier gratis gebruik van. Voor kleine teams bedraagt de investering voor ClickUp €5 per gebruiker per maand. Je krijg dan een heel pakket aan mogelijkheden. Bij een groter bedrijf wordt het pakket aan mogelijkheden groter en de prijs wordt dan €12 per gebruiker per maand. Wil je deze workflow management software gebruiken voor een groter bedrijf vanaf 50 personen? Dan is de investering €19 per gebruiker per maand. Uiteraard is het pakket aan mogelijkheden dan nog groter. Online is er geen workflow software aanbieding te vinden van deze aanbieder.
Voordelen ClickUp
✅ Er worden heel veel uitgebreide functies aangeboden;
✅ Je hebt meerdere dingen op één plek, zoals projectbeheer, tijdsregistratie, archivering, documentbeheer en briefings;
✅ Speciaal onboarding programma voor nieuwe gebruikers;
✅ De klantenservice is 24/7 bereikbaar.
Nadelen ClickUp
❌ Deze workflow software is alleen in het Engels beschikbaar;
❌ Door de vele functies kan de tool nogal tijdrovend zijn;
❌ Systeem kan ook traag werken door de vele functies die beschikbaar zijn.
4. Wrike
Met het workflow management systeem van Wrike kan je een workflow maken die precies is afgestemd op je behoeftes. Wrike is daarom geschikt voor elke organisatie. De dashboards kunnen eenvoudig worden gemaakt, waardoor het mogelijk is om alles te automatiseren. Zo kunnen alle teams gemakkelijker met elkaar samenwerken. Alle taken en informatiestromen kunnen in de dashboards worden neergezet en zijn daardoor ook goed te volgen door andere teams. Hierdoor weet iedereen van elkaar waar zij mee bezig is.
De klantenservice van Wrike is alleen te bereiken via de website. Je schiet hier een ticket in met daarin de vraag. Dit zorgt ervoor dat de klantenservice door de gebruikers niet positief wordt beoordeeld. Daarnaast wordt aangegeven door de gebruikers dat ze niet snel reageert en niet behulpzaam is.
De investering van Wrike start bij €9 per gebruiker. Dan heb je een basispakket, genaamd ‘professioneel’. Als je voor het pakket ‘bedrijf’ kiest, krijg je veel meer functies. De prijs is ook aanmerkelijk hoger, namelijk €25 per gebruiker. Er is wel een gratis proefperiode van 15 dagen beschikbaar. Helaas is er geen workflow software kortingscode te vinden van deze aanbieder.
Voordelen Wrike
✅ Als je een start-up hebt, dan kies je voor een gratis lidmaatschap;
✅ Je richt de omgeving geheel naar eigen wens in;
✅ Er zijn onboarding specialisten aanwezig.
Nadelen Wrike
❌ Er is slechts een proefperiode van 15 dagen beschikbaar;
❌ In het begin is het systeem te uitgebreid;
❌ Klantenservice is alleen via de website te bereiken (je schiet een ticket in);
❌ Het wordt nog niet in het Nederlands ondersteund.
Mijn beste workflow software 2023
De beste workflow project management software is wat mij betreft Monday. De investering die gedaan moet worden vind ik niet hoog voor wat je krijgt. Ze zet namelijk echt de klant op nummer één. De workflow software richt je precies in naar eigen wens, dat vind ik ook een pluspunt. Het gebruiksgemak, de klantenservice en overzichtelijkheid van deze workflow software worden goed beoordeeld.
De gebruikers geven aan dat je goed met de workflow management tools samenwerkt. Daardoor verlopen de processen veel sneller binnen een organisatie. Dit maakt het eenvoudig om samen te werken met een team. Daarnaast is de klantenservice 24 uur per dag bereikbaar, waardoor al je vragen snel beantwoord worden. Monday is al met al de beste workflow software van 2023, als je het mij vraagt!
Workflow software ervaringen en reviews
Bij het kopen van passende workflow software voor je bedrijf is het altijd belangrijk om ervaringen en reviews op te zoeken. Hoe zijn de workflow software reviews van andere mensen? Zo krijg je een completer beeld van de software aanbieder en weet je of het daadwerkelijk zo goed is als dat zij zeggen. Voor de eerdergenoemde partijen heb ik een aantal reviews onder elkaar gezet.
Monday review
José is eigenaar van een kleine onderneming, hij heeft 2 tot 10 werknemers in dienst. Hij heeft Monday als zeer positief ervaren. “Ik was op zoek naar een gebruiksvriendelijke tool, want ik werkte eerst met Asana en Trello. De reden dat ik naar Monday ben overgestapt is vanwege de betaalbaarheid. Ik werk met totaal 10 mensen in de workflow software. Zij kunnen goed alleen of in een team hun workflow in deze software zetten. Er zijn goede functies beschikbaar die het mogelijk maken om overzichtelijke doelen te stellen en deze daadwerkelijk te behalen.
De gebruiksinterface die Monday gelanceerd heeft met deze tool is vernieuwend. Het is niet moeilijk om te leren hoe de software werkt, door het te doen kom je al een heel eind. Het is superfijn dat alles in één website of app beschikbaar is. De taken zijn alleen niet goed te zien in de app. Dat maakt dat je de website moet gebruiken voor de workflow management tool. Je vinkt niet gemakkelijk de taken af in de app. Toch heb ik voor Monday gekozen, omdat de prijzen erg overeenkwamen met andere workflow management systemen en het heeft een hoog gebruiksgemak”.
Pipedrive review
“Beste workflow software die ik in tijden ben tegengekomen voor bedrijven met een klein aantal werknemers. Het is erg makkelijk in gebruik te nemen. Wij werkten er in het begin met 20 werknemers mee. Pipedrive is voor beginners makkelijk in gebruik te nemen, vanwege het simplistische karakter. De service die verleend wordt bij problemen, is erg goed. De klantenservice is erg betrokken.
Naarmate we er met meer mensen in gingen werken, werd de software steeds minder praktisch. De ondersteuning werkte daardoor minder snel. De mobiele app reageerde steeds langzamer. Daardoor raad ik deze workflow software aan starters en kleine ondernemers aan, maar grotere bedrijven moeten echt op zoek gaan naar een betere workflow software, één die wel een groter aantal gebruikers aan kan”, zegt Andres, die al meer dan 2 jaar deze workflow software gebruikt.
ClickUp review
“We gebruiken deze tool om interne projectmanagement neer te zetten, waarin we taken en informatiestromen kunnen structureren. Daarnaast houden we de tijd en voortgang van de taken bij. Hierdoor communiceren we door deze software met elkaar. Weten we precies waar een ander mee bezig is en brengen we goed in kaart waar we met onze doelen staan. Het heeft ervoor gezorgd dat onze processen verbeterd zijn. De communicatie loopt nu centraal en is zoveel verbeterd.
ClickUp is erg uitgebreid en je werkt hier met verschillende teams in de software. Je wijst gemakkelijk taken aan elkaar toe en weet precies hoe druk een team is. Een nadeel is wel dat door de uitgebreide functies is het soms lastig om de tool op te zetten, want er is zoveel keuze, dit kan behoorlijk tijdrovend zijn. Als je dingen kwijtraakt, dan is het lastig om deze weer terug te vinden”, zegt Julia.
Wrike review
Sarah zegt over Wrike het volgende: “In deze workflow software is het erg gemakkelijk om taken aan iemand anders toe te wijzen. Ik vind het de beste software voor projectbeheer. Ik loop er wel tegenaan dat het lastig is om een taak te controleren die aan mij is toegewezen, omdat ik geen e-mail ontvang in mijn mailbox hiervan. Ik moet echt zoeken naar de taak. Dit is ook de reden dat ik een tabblad mis met een toegewezen taken lijst. Niet alle functies zijn even nuttig. Soms werkt de software traag, daardoor is het lastig om sommige workflows te beheren”.
Waarom workflow software gebruiken voor je bedrijf?
Wat is de reden dat je wilt werken met workflowmanagement software in je bedrijf? Hier zijn verschillende redenen voor. Ik neem ze hieronder met je door.
✅ Door gebruik te maken van goede workflow management systemen worden de bedrijfsprocessen geoptimaliseerd;
✅ De werkprocessen verlopen door een workflow software systeem meer gestructureerd, efficiënter en soepeler;
✅ Je krijgt veel meer inzicht en analyseert verschillende processen veel beter;
✅ Door gebruik te maken van een workflow software systeem, kan je gemakkelijk aantonen dat je voldoet aan de wet- en regelgeving;
✅ Er worden minder fouten gemaakt, want alles is vastgelegd in een workflow management systeem;
✅ Er raken geen losse papieren, zoals contracten met handtekeningen meer kwijt;
✅ Er ontstaat een betere samenwerking tussen afdelingen. Door de workflow software is er veel geautomatiseerd. Dit heeft als gevolg dat processen sneller worden afgehandeld.
Meest gestelde vragen over workflow software
Na het lezen van dit artikel heb je vast nog vragen over de beste workflowmanagement systemen. Dat is logisch, want het is veel informatie en workflow software kan je ook niet in de winkel bekijken. Je bent dus erg afhankelijk van artikelen die erover geschreven zijn en reviews van gebruikers. Daarom heb ik hieronder de meest gestelde vragen op een rijtje gezet en beantwoord.
De beste workflow software is wat mij betreft Monday. Deze workflow software biedt eenvoud aan, waardoor het toegankelijk is voor iedereen. Je maakt zelfs gratis gebruik van het dit programma als je alleen of met twee personen in je bedrijf bent. Daarna wordt er een abonnementsvorm aangeboden, die oploopt naarmate je er met meer werknemers gebruik van maakt. Maar dit is mijn persoonlijke keuze. De beste workflow software kiezen is voor elke bedrijf natuurlijk anders, want elke bedrijf heeft andere doelen. En elk bedrijf wil misschien andere dingen in kaart brengen door de workflow software.
Je kunt met workflow software eigenlijk alles doen. Het is mogelijk om een eigen workflow te bouwen waar alle taken in komen te staan, dit automatiseren en optimaliseren. Maar het gaat verder dan alleen taken van werknemers erin zetten. Je stuurt automatisch facturen als een workflow is afgerond. Een workflow is een goede systematische manier waarop je je werk verricht om een bepaald resultaat te behalen. Je stelt een doel en aan de hand daarvan maak je een plan. Het plan wat je gemaakt hebt, is je workflow. Door de workflow te volgen, kom je steeds dichter bij je doel. (1)
De kosten van workflow software zijn afhankelijk van het aantal werknemers dat in de workflow werkt. Je ziet dat – naarmate er meer werknemers in werken – de prijzen per pakket meestal oplopen bij aanbieders. Als je een freelancer bent, kan je sommige van de genoemde workflow software gratis gebruiken. Je ziet wel dat de prijzen van de gemiddelde workflow software erg bij elkaar liggen. Het kost gemiddeld rond de €10 per gebruiker per maand.
