Ben jij dagelijks in de weer met het versturen van herinneringen, aanmaningen en het afstemmen van betalingsregelingen? Dan is incasso software een goede oplossing voor jou! Er zijn speciale incasso software pakketten voor kleinere ondernemers, grotere brancheorganisaties of speciaal gemaakte software voor incassobureaus. Met incasso software is het mogelijk om vele handelingen te automatiseren en heb je met één druk op de knop inzicht in jouw financiën. Incasso software kan prima onderdeel uitmaken van een debiteurenbeheer softwarepakket. Wil jij graag jouw incassoproces automatiseren en ben je op zoek naar goede software? Ik heb drie incasso software aanbieders naast elkaar gezet. Tijd om uit te zoeken welke het beste is!
De beste Incasso Software 2023: Mijn selectie
- Beste incasso software voor klantbinding – iFlow Incasso
- Beste incasso software voor een snelle betaling – Payt
- Beste incasso software voor beginners – Gaviti
Incasso software vergelijken; hoe doe ik dat?
Wat is belangrijk bij het vergelijken van incasso software? Bij het vergelijken van de onderstaande drie aanbieders van incasso programma’s kijk ik onder andere naar de kosten van de software. De functionaliteiten van het softwarepakket, de klantvriendelijkheid en het gebruikersgemak tellen ook mee. Daarnaast staan onderaan de pagina een aantal reviews over de aanbieders. De ervaringen van andere gebruikers spreken immers boekdelen. Door deze punten naast elkaar te leggen en de voor- en nadelen te beschrijven van de incasso programma’s, moet het maken van de juiste keuze een eitje zijn. Uiteindelijk is het beste incasso softwarepakket dát softwarepakket wat voldoet aan jouw wensen.
1. iFlow Incasso – beste incasso software voor klantbinding
De eerste aanbieder in deze incasso software vergelijker is iFlow Incasso. Deze aanbieder heeft incassosoftware incassobureau, maar ook voor advocatenkantoren en brancheorganisaties. De software wordt ontwikkeld samen met bedrijven uit de incassobranche. iFlow Incasso kan het volledige incasso proces voor jou automatiseren. Dat is fijn! Door gebruik te maken van de cloud, kun je overal en altijd beschikken over jouw financiële gegevens en heb je inzicht in de openstaande facturen en betalingen. Andere voordelen van iFlow Incasso zijn: automatische berekeningen van alle financiële gegevens, het automatisch generen van berichten en de beveiligde omgeving voor jouw klanten.
Dat laatste vraagt toelichting. Met iFlow Incasso kunnen jouw opdrachtgevers lopende dossiers volgen en bekijken. Zij kunnen nieuwe dossiers indienen via een beveiligde omgeving op PC, tablet of mobiel én reageren op hun eigen dossiers. De dossiers kun je door de uitgebreide workflow makkelijk importeren. Een workflow is een systeem voor het beheren van zich herhalende processen en taken die in een bepaalde volgorde voorkomen. Door deze uitgebreide workflow is het eenvoudig om snel grote hoeveelheden dossiers te verwerken. Naast een opdrachtgever portal, is er ook een debiteuren portal aanwezig bij incasso software aanbieder iFlow Incasso. Debiteuren kunnen betalen en reageren op hun eigen dossier. Ook dit gebeurt weer via een beveiligde omgeving op PC, tablet of mobiel.
Het is mogelijk om automatisch gegenereerde berichten te versturen naar jouw opdrachtgevers en debiteuren. Je kunt zelf kiezen van welk communicatiemiddel je gebruikmaakt en wat het beste bij jouw ontvanger past. Bijvoorbeeld per post, een (aangetekende) e-mail, SMS of zelfs via een voicebericht. In deze incasso software is alles ingericht voor jouw gemak, maar ook zeker voor het gemak van jouw opdrachtgevers en debiteuren. Daarin onderscheidt de iFlow software zich van de incasso software aanbieders Payt en Gaviti.
Wat betaal je voor zo’n uitgebreid incasso softwarepakket waarin jouw opdrachtgevers en debiteuren centraal staan? Het softwarepakket van iFlow Incasso kun je gebruiken vanaf €162,50 per maand. Als je precies wil weten wat iFlow Incasso voor jou kan betekenen, kun je via de website eenvoudig jouw gegevens invullen en dan ontvang je geheel vrijblijvend een prijsopgave. De website zelf geeft beperkte informatie als het gaat om de kosten en de mogelijke pakketten. Dat is dan weer een klein nadeel.
Voordelen iFlow Incasso
✅ Jouw opdrachtgevers en debiteuren kunnen hun eigen dossiers inzien en makkelijk betalen;
✅ Eenvoudig te gebruiken sepa incasso software;
✅ Snel te implementeren incassobureau software;
✅ Volledige digitale dossiervorming in de cloud;
✅ Mogelijkheid om grote hoeveelheden dossiers te importeren en verwerken.
Nadelen iFlow Incasso
❌ De kosten beginnen bij iFlow Incasso vanaf €162,50 per maand;
❌ De website is erg beknopt. Onduidelijk of er meerdere pakketten beschikbaar zijn en wat daar de kosten van zijn.
2. Payt – beste incasso software voor snelle betaling
Als een snelle betaling voorop staat, dan is incasso software aanbieder Payt geschikt voor jou. Facturen worden bij Payt – door consistente opvolging en verschillende betaalmethoden – maar liefst 30% sneller betaald! Bij Payt kun je naast incasso software ook terecht voor een uitgebreid debiteurenbeheer software pakket. Het hele financiële proces kan uit handen worden genomen. Van de eerste openstaande factuur tot de laatste aanmaning. Je bespaart als ondernemer 80% van je tijd met de softwareoplossingen van Payt. Dat is mooi meegenomen! Die tijd kun je natuurlijk prima op andere manieren besteden als hardwerkende ondernemer.
Wat bij Payt heel fijn is, is dat er een koppeling met de bank aanwezig is. Hiermee wordt een betaling meteen opgemerkt en als betaald gemarkeerd. Je weet direct wanneer een factuur is voldaan. Het is tevens mogelijk om, als een klant niet betaalt, automatisch een incassotraject te starten. Als de klant niet op tijd betaalt, worden er automatisch betalingsherinneringen verstuurd. Zo hoef je niet zelf achter jouw geld aan.
Incasso software aanbieder Payt heeft software voor 47 verschillende branches. Het systeem is eenvoudig te koppelen met meer dan 600 branche specifieke softwarepakketten. De prijs van de pakketten die Payt heeft, hangt samen met het aantal facturen dat je per maand verstuurt. Je krijgt dus alle functionaliteiten, niet alleen voor incassobeheer, maar ook voor debiteurenbeheer. Omdat een betalingsregeling voor een klant altijd de voorkeur heeft boven een incassotraject, kun je met deze incasso softwarepakketten bijvoorbeeld eenvoudig een betalingsregeling treffen. Je kunt een minimumbedrag per regeling afspreken en de regeling in- en uitschakelen wanneer gewenst.
Een startpakket kost €24,95 per maand. Dat is tot maximaal 30 facturen per maand. Je kunt dan automatisch betalingsherinneringen versturen, hebt inzicht in real-time rapportages en je kunt werken met een ongelimiteerd aantal gebruikers. Echter heb je dan maar één administratie. Het pakket is maandelijks opzegbaar. Er zijn ook pakketten voor regelmatig factureren of veel factureren. Boven de 250 facturen per maand is het maatwerk. Payt biedt een gratis proefperiode van 30 dagen aan. Je kunt het dus altijd vrijblijvend proberen.
Voordelen Payt
✅ Geautomatiseerde opvolging van openstaande facturen;
✅ Mogelijk om automatisch een incassoprocedure te starten;
✅ Per maand opzegbaar;
✅ Facturen versturen in zeven verschillende talen. De software is ook in zeven talen beschikbaar.
Nadelen Payt
❌ Geen app bij deze automatische incasso software.
3. Gaviti – beste incasso software voor beginners
Incasso software aanbieder Gaviti is een platform voor incassoteams waarmee mkb’ers sneller meer van hun facturen betaald krijgen. Deze incasso software aanbieder richt zich op mkb’ers in de IT, productie, zakelijke dienstverlening, groothandel & distributiebedrijven, transport & logistiek. Er zijn drie pakketten beschikbaar wanneer je gebruik wil maken van Gaviti. Dat zijn de standaard editie, pro-editie en expert editie. De prijzen van de pakketten zijn online niet inzichtelijk, hiervoor moet je een offerte aanvragen. Met het standaard pakket beschik je over onder andere een onbeperkt aantal gebruikers, cliënten, contactpersonen en workflows, integratie van betalingsgateways en dynamische risicoscores voor klanten. De pakketten pro-editie en expert editie bevatten ook deze mogelijkheden, maar zijn stuk voor stuk nog uitgebreider.
Wat kun je allemaal met de incasso software van Gaviti? Met de oplossing van Gaviti optimaliseer je het volledige incassoproces. Van het automatiseren van zeer gepersonaliseerde aanmaningsmails tot het perfectioneren van taakbeheer. Het bespaart veel tijd en geld om de uitgaande incassoprocessen (zoals de betalingsherinneringen) te automatiseren. Het handmatig invoeren van debiteurengegevens kost immers tijd. Met Gaviti gaat de efficiëntie binnen jouw onderneming dus zeker omhoog. De facturen worden met incasso software van Gaviti georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk gemaakt. Je krijgt inzicht in de klantcommunicatie en betalingsgeschiedenis van een klant, zodat je weet waar je aan toe bent en hoe je jouw klant het beste kunt benaderen.
Gebruikmaken van Gaviti is heel eenvoudig. Je hoeft alleen een verouderingsgegevensrapport (lijst met openstaande facturen) te delen en je bent geïntegreerd met het platform. Binnen een dag ben je up and running. Daarnaast zijn er customer success vertegenwoordigers om je te begeleiden in het proces. Zij staan klaar om al jouw vragen te beantwoorden en je op weg te helpen.
Incasso software aanbieder Gaviti heeft veel mogelijkheden en functionaliteiten, maar staat op nummer 3 omdat gebruikers aangeven dat het instellen van de workflows omslachtig kan zijn. Daarnaast is de website niet in het Nederlands beschikbaar en zijn de prijzen onduidelijk. Een groot voordeel van Gaviti is daarentegen dat zij alle ERP systemen (enterprise resource planning systemen) ondersteunt. Een ERP systeem integreert alle gegevens van verschillende bedrijfsfuncties (inkoop, planning etc.) in één centrale database. Je kunt dus het ERP systeem dat jij al gebruikt voor bijvoorbeeld boekhouding of inkoop, koppelen aan Gaviti.
Voordelen Gaviti
✅ Sepa incasso software gratis testen dankzij de demo;
✅ Eenvoudig te implementeren software incassokantoor;
✅ Gaviti ondersteunt alle enterprise resource planning systemen.
Nadelen Gaviti
❌ Het instellen van de workflows kan omslachtig zijn;
❌ Website is niet in het Nederlands beschikbaar;
❌ Geen prijsindicatie op de website.
Mijn beste incasso software
Er kan natuurlijk maar één winnaar zijn op het gebied van incasso software. Daarom vertel ik je graag wie dat in mijn ogen is. Ondanks dat al deze software aanbieders veel te bieden hebben, vind ik dat iFlow Incasso er uit springt.
Dat komt onder andere doordat iFlow Incasso laagdrempelig is, mede dankzij de webinars die het organiseert. Hierdoor kun je er als klant goed in komen en vind je snel je weg. Vervolgens heeft dit incasso programma veel mogelijkheden die je als ondernemer goed kunt gebruiken. Wat ik ook een groot voordeel vind, is dat zowel opdrachtgevers als debiteuren hun eigen dossier kunnen inzien. Dit vergroot het vertrouwen tussen beide partijen en het maakt naar mijn mening ook dat er sneller betaald wordt. iFlow Incasso is daarom naar mijn mening echt een waardevolle toevoeging aan elk bedrijf!
Incasso Software ervaringen en reviews
Je bent nu vast ook nieuwsgierig geworden naar de incasso software ervaringen van andere mensen. Daarom heb ik hieronder een incasso software review verzameld van elke aanbieder.
iFlow Incasso review
“Wij vinden de incasso software van iFlow Incasso duidelijk en fijn. We werken er nu een tijdje mee en zijn zeer tevreden. De webinars die zij aanbieden zijn een laagdrempelige manier om het systeem te leren kennen”, schrijft iemand in een anonieme review.
Payt review
Leo vertelt: “De medewerkers van Payt zijn altijd bereikbaar voor vragen als je ergens niet uitkomt, maar eigenlijk is het programma heel gebruiksvriendelijk om mee te werken. Ze denken ook mee over het optimaliseren van de pakketten naar de wensen van de klant. Ik zou ze echt aanraden.”
Gaviti review
“Ik bespaar veel tijd met Gaviti. Met deze incasso software hebben wij nieuwe verbindingen met onze klanten gecreëerd en zinvolle relaties opgebouwd. De customer success managers doen er alles aan om ons goed te ondersteunen en begrepen snel onze zakelijke behoeften. De software was ook makkelijk te gebruiken en te implementeren”, schrijft Linda.
Wat is incasso software?
Incasso software is de manier om jouw incassobeheer te automatiseren. Voordat je hiermee aan de slag gaat is het belangrijk om te weten wat incasso software nu precies is en hoe het verschilt van debiteurenbeheer software. Want beide softwarepakketten zijn verschillend, ondanks de vele overeenkomsten.
Je bent bij zowel incasso software als debiteurenbeheer software bezig met uitgaande facturen en de betaling hiervan ontvangen. Echter heb je het bij debiteurenbeheer over het hele betalingsproces. Het afspreken van de betalingstermijn met de opdrachtgever, hoe de betaling in zijn werk gaat en ook het versturen van de eerste herinneringen kunnen onder debiteurenbeheer vallen.
Wanneer spreken we dan van een incassotraject en zet je incasso software in? Bij incasso software moet je denken aan de allerlaatste stap in het contact met de klant. De toon van de communicatie wordt dwingender. De klant heeft immers na meerdere betalingsherinneringen nog niet de factuur voldaan.
Incasso software en debiteurenbeheer software kunnen elkaar uitstekend aanvullen. Bij Payt maken beiden deel uit van één en hetzelfde pakket. Zo heb je alle voordelen direct in huis en hoef je niet verschillende aanbieders te vinden. Je kunt facturen versturen, klantcontact onderhouden, de opdrachtgevers en debiteuren kunnen direct hun eigen dossiers inzien en zij kunnen deze ook aanvullen en betalingen voldoen. Bij de meeste aanbieders is de scheiding tussen debiteurensoftware en incasso software dan ook niet zo strikt en heb je vaak het beste van twee werelden in één pakket zitten.
Voor wie is incasso software geschikt?
Incasso software is geschikt voor iedere ondernemer. Van zzp’er, tot mkb’er, tot grote multinational. Als jij werkt met inkomende en uitgaande facturen en liever bezig bent met jouw werk dan met jouw administratie, dan is een incasso programma uitermate geschikt voor jou. Je kunt het hele incasso proces automatiseren en verder gaan met jouw product, opdracht of hetgeen wat jou echt gelukkig maakt.
Je hoeft geen grote ondernemer te zijn om jouw administratie en dus incasso’s te automatiseren. Er zijn ook kleinere pakketten tegen lagere kosten beschikbaar. Zo betaal je bij Payt voor het aantal uitgaande facturen per maand en zit je niet vast aan hoge maandelijkse kosten. Eerst gratis proberen voordat je de stap durft te nemen om voor incasso software te kiezen? Maak dan gebruik van een gratis demo of proefperiode.
De voor- en nadelen van incasso software
De voor- en nadelen van incasso software van deze drie aanbieders verschillen natuurlijk per aanbieder. Toch kunnen er in het algemeen wel voor- en nadelen benoemd worden die op veel software aanbieders van toepassing zijn. Lees maar mee.
Voordelen incasso software
Een groot voordeel bij iFlow Incasso is dat jouw opdrachtgevers en debiteuren hun eigen dossiers kunnen inzien, aanvullen en openstaande facturen kunnen betalen. Dat is een groot pluspunt als je gebruikmaakt van incasso software! Zo wordt het betalingsproces niet alleen voor jou inzichtelijker, maar het gemak voor jouw opdrachtgevers en debiteuren neemt ook toe. Een tevreden klant is een terugkerende klant!
De meeste incasso software programma’s zijn makkelijk te implementeren, snel te koppelen met verschillende banksystemen en volledig te gebruiken in de cloud. Zo kun je altijd en overal zien hoe je ervoor staat en welke facturen zijn voldaan of verlopen. Het grootste voordeel van incasso software is de geautomatiseerde opvolging van openstaande facturen. Je kunt automatisch een incassoprocedure starten, zonder dat je er omkijken naar hebt.
Nadelen incasso software
Wat zijn dan de nadelen van incasso software? Die zijn er natuurlijk ook. Die nadelen gaan niet over het gebruiken van software om jouw processen te automatiseren. Het automatiseren van incassotrajecten bespaart altijd tijd en geld. De nadelen zitten vooral in de verschillende aanbieders. Zo heb je bij Payt geen app en kan bij Gaviti het instellen van de workflows omslachtig zijn. Verder kunnen de soms hoge kosten een drempel zijn. Echter levert een goed softwarepakket geld op!
Meest gestelde vragen over incasso software
Heb je nog vragen na het lezen van dit artikel? De meest gestelde vragen vind je hieronder, dus doe er je voordeel mee!
De beste incasso software is – als je kijkt naar de verhouding prijs en kwaliteit – iFlow Incasso. Het vorderen van geldbedragen kan een vervelende bezigheid zijn. Voor jou, maar ook voor jouw klanten/afnemers. Achter geld aanzitten is nooit plezierig. Bij iFlow Incasso zijn er ook vele voordelen voor jouw klanten. Zij kunnen zelf hun dossier inzien, eenvoudig betalen en het dossier aanvullen. Alles is gericht op comfort voor jou, maar zeker ook voor hen. Wil je liever jouw geld zo snel mogelijk binnen hebben? Dan raad ik Payt aan. Als je een eenvoudig systeem wil dat binnen een dag geïmplementeerd is dan is Gaviti jouw ideale aanbieder.
Waarom je incasso software zou gebruiken, is simpel. Alles wat je kunt automatiseren scheelt natuurlijk tijd! Tijd die je als ondernemer beter kunt besteden. Incasso software helpt bij het maken, onderhouden en sluiten van dossiers en scheelt veel handmatig werk. Je kunt het volledige incassoproces (mogelijk met de aanvulling van een goed debiteurenbeheer softwarepakket) automatiseren. Van het versturen van de factuur tot het versturen van betalingsherinneringen en zelfs aanmaningen. Met één druk op de knop heb je inzicht in jouw financiën en zie je hoe je er financieel voor staat en of je kunt investeren. Incasso software maakt het leven van een ondernemer vooral gemakkelijker!
Incasso software automatiseert jouw incasso’s. Het hele proces van facturen versturen tot het versturen van betalingsherinneringen, kan met een goed incasso programma worden geregeld. iFlow Incasso heeft een incassotool waarmee jouw klanten hun eigen gegevens kunnen inzien en eenvoudig hun facturen kunnen betalen. Handig voor beide partijen. De meeste softwarepakket aanbieders werken zowel online als offline. Je kunt dan jouw financiën en dossiers online overal en altijd inzien, mits je natuurlijk op dat moment over wifi beschikt. (1)
Incasso software kost tussen de €24,95 en €162,50 per maand bij de aanbieders waar de prijzen inzichtelijk zijn; iFlow Incasso en Payt. De prijzen hangen heel erg af van wat jij nodig hebt. Bij Payt werken ze met pakketten die afhankelijk zijn van het aantal facturen die je wil versturen in een maand. Bij iFlow Incasso kies je voor een pakket. Als kleinere ondernemer kan het dus lonen om te werken met een stukprijs en te kiezen voor Payt. Terwijl een grotere organisatie sneller voor iFlow Incasso gaat. Bij incasso software aanbieder Gaviti zijn de kosten online niet terug te vinden. Als je meer wil weten over de opties van Gaviti en wat zij voor jou kunnen betekenen, moet je contact met het bedrijf opnemen.
Wanneer je gebruikmaakt van incasso software, verschilt per ondernemer. De meeste ondernemers zullen op zoek gaan naar incasso software op het moment dat ze al met hun handen in het haar zitten. Je wilt geen goede opdrachtgevers verliezen omdat de toon van een incassotraject te dwingend is. Echter heb jij ook jouw inkomsten nodig en kun je niet eindeloos wachten. Om talloze problemen en een verwaarloosde administratie te voorkomen raad ik je aan om juist in rustige tijden op zoek te gaan naar methoden en middelen om jouw organisatie nog beter te laten draaien. Het zal je veel tijd en werk besparen als je jouw administratie goed voor elkaar hebt en een stevig incasso softwarepakket hebt staan.
Conclusie beste incasso software 2023
- Beste incasso software voor klantbinding – iFlow Incasso
- Beste incasso software voor een snelle betaling – Payt
- Beste incasso software voor beginners – Gaviti
