De meeste ondernemers kiezen voor een vrij standaard boekhoudpakket. Dat is prima als je alleen Nederlandse klanten hebt, maar wat als je eerste factuur in dollars of ponden komt? Meestal ontstaan er dan een paar problemen die samen voor een groot probleem zorgen. Want wat gebeurt er met wisselkoersverschillen? En hoe zit het met de btw-codes? Dit artikel legt uit welk boekhoudprogramma je het best kunt kiezen als je internationaal gaat werken.
Het echte probleem: de wisselkoersen
Bijna elk boekhoudpakket biedt de mogelijkheid een factuur in een andere valuta aan te maken. Dat klinkt mooi, zou je denken. Alleen wordt het echt ingewikkeld op het moment dat de betaling binnenkomt. Die heeft immers een andere wisselkoers dan op de factuurdatum. Het probleem: een kasverschil. Je moet dat verschil kunnen inboeken als koersresultaat.
Exact Online doet dat automatisch en correct. Het boekt het koersverschil op een aparte grootboekrekening voor gerealiseerde koersresultaten. Moneybird, dat populair is bij zzp’ers en kleine mkb’ers, ondersteunt wisselkoersen pas beperkt en verwerkt koersverschillen ook niet automatisch. Daardoor moet je handmatig correcties invoeren. Dat is prima te doen als je een paar facturen in een andere valuta per jaar verstuurt. Verstuur je er meer, dan kun je tegen problemen aanlopen.
Snelstart zit daar ergens tussenin: het pakket ondersteunt weliswaar vreemde valuta, maar koersverwerking moet nog altijd handmatig gebeuren. Dat is handig als je dat weet, maar wel vervelend als je daar pas achter komt bij je jaarafsluiting.
Internationaal zakendoen met OSS
Lever je digitale diensten aan consumenten in andere landen? Dan moet je verplicht btw afdragen in het land van de consument. Dat doe je via het OSS (One Stop Shop)-stelsel via één aangifte in Nederland. Je moet per transactie wel het juiste land en het bijbehorende btw-tarief kunnen registreren. Die tarieven verschillen per land. Zo is het in Hongarije 27% en in Luxemburg 17%.
Exact Online en Unit 4 ondersteunen de OSS-rapportage volledig. E-Boekhouden en Tellow bieden het niet standaard aan. Je moet daarom de handmatige btw-codes per land gebruiken en dat is foutgevoelig. Lever je regelmatig aan EU-consumenten, dan is dit geen bijzaak. Het is een hard selectiecriterium.
Lever je B2B, dan geldt een reverse charge: de btw-plicht verschuift naar de afnemer. Je hoeft alleen op de factuur de vermelding ‘btw verlegd’ te zetten. Controleer altijd of je pakket dit automatisch toepast op basis van het land en het type afnemer. Het wordt vervelend als je het iedere keer handmatig moet instellen.
Internationaal geld ontvangen: hoe doe je dat?
Ondernemers die internationaal werken, gebruiken vaak Wise of Revolut naast hun Nederlandse bankrekening. Helaas werkt de PSD2-koppeling, waarmee pakketten automatisch banktransacties inlezen, alleen voor SEPA-banken. Wise en Revolut vallen daar niet onder.
Pakketten kunnen daarom niet goed omgaan met zulke rekeningen. Exact Online en AFAS kunnen dat wel, maar anderen niet. Zij zien een bankimport als één valuta per rekening en raken in de war bij gemengde exports. Vraag daarom je leverancier expliciet naar de MT940-import.
Ontvang je betalingen via Coinbase Commerce? Dan profiteer je van vele voordelen. Je kunt de transactiehistorie eenvoudig exporteren als CSV. Dat doe je door naar Accounts te gaan, te kiezen voor Statements, en dan voor Transactions als CSV. Je krijgt dan alle data die je nodig hebt. Je moet nog wel de USD-spotprijs omrekenen naar euro’s tegen de koers van dezelfde dag. Ondersteunt je pakket dit niet? Dan kun je zelf de eurowisselkoers opzoeken en kolommen toevoegen voor het importeren. Exact Online en AFAS kunnen via hun API-koppelingen koersdata ophalen, Moneybird en e-Boekhouden zijn daar vaak wat beperkter in. Daar heb je handmatige correcties nodig.
Meer weten over Coinbase en de voordelen van deze exchange? Lees dan deze Coinbase recensie.
Wat mid-market pakketten wel kunnen en mkb-tools niet
Het wordt lastig als je met meerdere entiteiten werkt. Je hebt bijvoorbeeld een Nederlandse BV en een buitenlandse dochter. Dan heb je geconsolideerde rapportages nodig. Dat doen Exact Globe, AFAS en Unit4 heel erg goed. De populaire cloud pakketten voor zzp’ers en kleine mkb’ers zijn hier ongeschikt voor.
Geen probleem, zolang je er rekening mee houdt bij de selectie voor je boekhoudprogramma. Een ondernemer die verwacht over drie jaar een buitenlandse entiteit op te zetten, kan het beste nu al anticiperen en kiezen voor een pakket dat daar technisch op voorbereid is. Zelfs als je de functionaliteit nu nog niet gebruikt.
Stel deze vier vragen aan je leverancier
Kies je binnenkort voor een boekhoudprogramma? Stel eerst deze vragen direct aan de leverancier of test ze zelf:
- Hoe worden gerealiseerde koersverschillen automatisch verwerkt bij buitenlandse betalingen?
- Ondersteunt het pakket OSS-aangifte, en hoe worden btw-tarieven per EU-land bijgehouden?
- Kan ik een Wise MT940-export met meerdere valuta importeren zonder handmatige correcties?
- Hoe verwerk ik reverse charge op inkomende facturen van leveranciers buiten de EU?
Als je hier scherpe antwoorden op krijgt, is het pakket gebouwd voor internationaal gebruik. Blijven de antwoorden vaag of verwijzen ze je door naar de helpdesk? Dan kun je beter voor een ander pakket kiezen.
