Niets is zo belangrijk voor ondernemers als het goed vastleggen van afspraken. Als je geen goed contract opstelt voor jouw leverancier of klant en het gaat mis, dan heb je niets in handen om jouw gelijk te behalen. Nu gaan we natuurlijk niet uit van dagelijkse missers, maar een misverstand of miscommunicatie kan altijd voorkomen. Met goede contract management software ben jij niet eindeloos bezig met het opstellen van contracten en dus het vastleggen van deze afspraken. Je laat gewoon de contract management tool voor je werken. Zo bespaar jij tijd en weet je zeker dat alles zwart op wit staat. Laten we daarom 6x contract management software vergelijken om te bepalen wat de beste contract management software is!
Beste Contract Management Software van 2023: Mijn selectie
- Beste all-in-one contract management software – Contractbook
- Beste contract management software om trends te signaleren – DocuSign
- Beste contract management software voor verkoopprocessen – PandaDoc
Contract Management software vergelijken; hoe doe ik dat?
Bij het vergelijken van contract management software kijk ik naar de functionaliteiten van het contractmanagement systeem. Hoeveel personen kunnen van de contract management tool gebruikmaken? En hebben externe relaties ook toegang om hun contracten in te zien, wijzigingen voor te stellen of te ondertekenen? Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat de software contractbeheer veilig is en dat er verbinding gemaakt kan worden met andere systemen en apps, zoals een factureringsprogramma. Ook neem ik de kosten mee in de overweging. Als laatste kijk ik naar de contract management software reviews om te zien wat bestaande klanten over deze contractmanagement software aanbieders te zeggen hebben.
1. Contractbook – beste all-in-one contract management software
Bovenaan in de algemene top 10 contractmanagement software staat Contractbook. Ook in mijn top 6 komt hij op nummer 1 te staan. Met deze contract management database software kun je zelf eenvoudig contracten opstellen. De gebruiksvriendelijke editor van Contractbook beschikt over 150 gratis contractsjablonen. Je kunt documenten genereren door een eenvoudige vragenlijst te beantwoorden.
Met de ingebouwde contracteditor kun je het document opmaken, maar ook verschillende tabellen en functies toevoegen en gegevens synchroniseren. Eigenlijk heb je al met een paar muisklikken een goed en correct contract opgesteld. Een hele fijne functie van contractmanagement tool Contractbook is dat je geen Pdf-versies naast elkaar hoeft te houden om de wijzigingen op te sporen. In één document kun je alle wijzigingen bijhouden. Verder kun je met deze software contractbeheer alle contracten op één plek bij elkaar houden, automatische herinneringen genereren (wanneer bijvoorbeeld een contract afloopt) en is de contract management software toegankelijk voor meerdere interne afdelingen en externe relaties. Iedereen kan dus meewerken aan het opstellen van dit contract en met je mee kijken.
Dat meerdere medewerkers en opdrachtgevers kunnen meewerken aan de contracten, betekent niet dat dit systeem niet veilig is. Alleen correct geverifieerde accounts krijgen toegang tot het maken en ondertekenen van contracten. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van een tweestapsverificatie. Contractbook werkt met een beveiligde SSL verbinding en wachtwoorden. Verificatietokens worden versleuteld opgeslagen met o.a. BCrypt-sleutelafleidingsfuncties. Aan alles is gedacht om met een gerust hart gebruik te maken van deze contract management software.
Dan blijft nog de prijs over. Wat betaal je voor deze contractmanagement software? De kosten beginnen bij €999 per maand voor 10 gebruikers. Je kunt verschillende add-ons zelf toevoegen en met de handige tool op de website (waar je de basisgegevens invult), zie je meteen wat je per maand kwijt bent. Het is ook mogelijk om een demo aan te vragen. We hebben 10% korting over het gehele eerste jaar voor je geregeld via onderstaande link.
Voordelen Contractbook
✅ 150 gratis contractsjablonen in Contractbook;
✅ Toegankelijk voor zowel medewerkers als klanten;
✅ Beveiliging (data protection) is heel goed op orde;
✅ Automatische herinnering wanneer een contract afloopt;
✅ Eenvoudig in gebruik;
✅ Wijzigingen worden in één document bijgehouden;
✅ Je kunt zelf een pakket samenstellen met verschillende add-ons.
Nadelen Contractbook
❌ De website en het volledige helpcentrum zijn in het Engels;
❌ De kosten beginnen bij €999 per maand, wat voor kleinere bedrijven best een investering is.
Klik hier voor 10% korting op het eerste jaar!
2. DocuSign – beste contract management software om trends te signaleren
Meer dan 1 miljoen klanten en 1 miljard gebruikers vertrouwen op DocuSign. Dat geeft alvast veel vertrouwen in deze contract management software aanbieder. DocuSign biedt verschillende producten aan, waaronder eSignature. Met eSignature onderteken je documenten. Het afhandelen van contracten en andere overeenkomsten is in slechts enkele minuten voor elkaar met deze contractmanagement tool.
Wil je meer dan alleen documenten ondertekenen en ben je op zoek naar een compleet contractmanagement systeem? Ook die optie is er bij DocuSign. De contract management software heet ‘contract lifecycle management software’ en je kunt hiermee bedrijfsvoering organiseren, contractwerk automatiseren, overeenkomsten met één klik aanpassen en moeiteloos met verschillende teams samenwerken. Het grootste pluspunt van de contractmanagement software van DocuSign is de mogelijkheid om trends en kansen in kaart te brengen. Zo kun je snel evalueren en eventueel bijsturen. Je kunt workflows aansturen met analyses, risicoscores en op contractinhoud. Met deze contract management software kun je inzichten aan het licht brengen die helpen sneller verkoopovereenkomsten te sluiten, inkoopkosten te verminderen en de juridische beoordeling te versnellen.
Met DocuSign kun je dus meer dan alleen een contract opstellen en ondertekenen. Je kunt analyses maken, inzichten opdoen en hierop aansturen. De software zorgt ervoor dat je nog efficiënter kunt werken en het helpt je verder. Wat de veiligheid betreft; documenten worden versleuteld en er wordt een volledige audit trail bijgehouden. De prijzen bij DocuSign beginnen bij €9 per gebruiker per maand.
Voordelen DocuSign
✅ DocuSign kun je 30 dagen gratis uitproberen;
✅ De software van DocuSign kent 400 integratiemogelijkheden, waaronder Salesforce en Slack;
✅ Gebruik een drag-and-drop editor om contractprocessen te ontwerpen;
✅ Gebruik meer dan 100 vooraf geconfigureerde workflow stappen;
✅ Geeft uitgebreide analyses en inzichten waar je op kunt anticiperen.
Nadelen DocuSign
❌ Gebruikers van de software zeggen dat de eerste keer DocuSign gebruiken verwarrend kan zijn;
❌ Gebruikers geven ook aan dat de pakketprijzen aan de hoge kant zijn;
❌ Documenten ondertekenen met een smartphone wordt als een uitdaging beschouwd.
3. PandaDoc – beste contract management software voor verkoopprocessen
Contract management software aanbieder PandaDoc heeft naast honderden aanpasbare contractsjablonen ook een bibliotheek. Deze is gevuld met onder andere voorstellen, offertes en formulieren. Allemaal goedgekeurde clausules die eenvoudig toe te voegen zijn aan een sjabloon. De sjablonen kun je zelf maken of aanpassen met een ingebouwde editor. Zo is het mogelijk om razendsnel contracten te maken, aan te passen en in te vullen. Verder biedt contractmanagement systeem PandaDoc een alles-in-één oplossing voor een versnelling van jouw verkoopprocessen. Zo is het mogelijk om rechtstreeks uit jouw CRM contactgegevens, verkoopkansen en prijsgegevens in te laden en deze toe te voegen aan de contracten. Daarnaast kunnen verkoopactiviteiten verder geautomatiseerd worden met het ondertekenen en goedkeuren van orders. PandaDoc is dus meer dan een contractmanagement tool.
PandaDoc is geschikt voor het maken, goedkeuren, onderhandelen en ondertekenen van alle documenten, niet alleen contracten. Je creëert een volledige workflow van alle verkoopdocumenten. Ook bij contract management software PandaDoc kun je met meerdere personen een document inzien, eraan werken en hebben externen eventueel ook toegang. Je kunt opmerkingen in het contract toevoegen en het ondertekenen is ook op een smartphone mogelijk. De documenten worden veilig gehouden met een 256-bits versleuteling. Je krijgt te zien wie het document openen, bekijken, ondertekenen en wanneer zij dit doen.
Klanten en andere ontvangers van uw documenten die vanuit PandaDoc zijn verzonden, kunnen deze gratis eSigneren. Zodra ze een PandaDoc-document in hun inbox hebben ontvangen, kunnen ze het op elk apparaat ondertekenen zonder een PandaDoc-account nodig te hebben. De kosten om zelf aan de slag te gaan bedragen $49 per maand per gebruiker, voor het meest populaire pakket. Je kunt gebruikmaken van een proefperiode van 14 dagen en dit daarna zonder verplichtingen stopzetten. Is deze contract management software cloud geschikt? Ja, zeker. Je kunt met PandaDoc in de cloud werken.
Voordelen PandaDoc
✅ Gratis proefperiode van 14 dagen;
✅ Honderden contractsjablonen;
✅ Zeer uitgebreide bibliotheek met voorstellen, offertes en formulieren;
✅ Ondertekenen van documenten ook via de mobiele app mogelijk;
✅ Ook geschikt voor het ondertekenen en bijhouden van andere documenten.
Nadelen PandaDoc
❌ De kosten zijn hoger dan bij bijvoorbeeld Contractbook;
❌ Gebruikers van deze contract management software melden veel bugs;
❌ De integratie met andere systemen is beperkt.
4. OneFlow
Contractmanagement software aanbieder OneFlow wordt door haar gebruikers geprezen om de mogelijkheid die zij biedt om tijdens lopende onderhandelingen live wijzigingen aan te brengen in het contract. Zonder dat het contract helemaal ingetrokken of opnieuw gemaakt hoeft te worden. Een mooie feature die veel tijd bespaart. Een ander unique selling point van deze contractmanagement tool is het opnemen van een video. In OneFlow kun je een video opnemen om je voorstel uit te leggen aan jouw klant of afnemer. Dat is een mogelijkheid die bij Contractbook en PandaDoc niet beschikbaar is.
Met deze software contractbeheer kun je gedeeltes van je templates openen of vergrendelen om te bepalen welke collega’s of ondertekenaars mogen bewerken. Je kunt in real-time aan één versie werken in OneFlow. Geen gedoe meer met meerdere versies die leiden tot fouten. Geen rommelige administratie, maar één contract, op één locatie. Je kunt zelfs live wijzigingen in het contract aanbrengen, nadat het is verzonden. Iedereen ziet gelijk de wijzigingen. Ondertekenen van de contracten kan via e-mail en SMS verificatie. Op ieder apparaat kunnen contracten worden beoordeeld en met één tik worden ondertekend. Nadat het contract is ondertekend, wordt deze beveiligd met een elektronische zegel zodat de inhoud niet meer kan worden aangepast.
Gegevens worden verder beschermd door gebruikersrechten toe te kennen aan verschillende contracten en een tweestapsverificatie. Het is ook mogelijk om OneFlow aan jouw eigen identiteitsprovider te koppelen, zodat je je eigen authenticatiebeleid kunt volgen. Het is mogelijk om een aangepast dataretentie beleid in te stellen voor elk van je werkomgevingen en met een auditlogboekaccount kun je alles in de gaten houden. Met de veiligheid is het dus helemaal in orde! Het meest populaire pakket kost bij OneFlow €45 per maand per gebruiker.
Voordelen OneFlow
✅ Mogelijkheid om een video op te nemen;
✅ Tijdens onderhandelingen kun je live aanpassingen doen;
✅ Veel aandacht voor veiligheid.
Nadelen OneFlow
❌ De graphics worden door gebruikers als minpunt genoemd;
❌ Aantal templates is beperkt en zijn niet volledig aan te passen.
5. Juro
Waarom je voor contract management software aanbieder Juro moet kiezen? Juro onderscheidt zich van andere contractmanagement software door de integratie die mogelijk is met meer dan 5.000 tools. Natuurlijk kun je met Juro ook contracten inkijken en laten ondertekenen op verschillende apparaten. Dat kan met alle contract management tools. Maar de 6.000 bedrijven die bij Juro zijn aangesloten en Juro beoordelen met een 4,8 – op een schaal van 5 sterren – zijn ondersteboven van de talloze integratie mogelijkheden. Zo kun je contract management software Juro onder andere koppelen aan HubSpot, Zapier, Salesforce, Slack en Google Drive.
Contract management software Juro heeft oplossingen voor bedrijfsjuristen, HR-medewerkers, sales-medewerkers en medewerkers van de financiële afdeling. Met een contract hebben immers meerdere afdelingen te maken! De bedrijfsjuristen besparen bijvoorbeeld 30% van hun tijd door routinematig contractbeheer te automatiseren. Juro heeft voor bedrijfsjuristen een privé community opgericht. Hiermee krijgen zij toegang tot netwerkevenementen, Q&A’s, rondetafelgesprekken, webinars en meet-ups. Dat is ook niet zo heel gek, als je weet dat Juro is opgericht door advocaten en software-ingenieurs. Er zit een heel team met bedrijfsjuristen achter deze contract management software om jou te helpen.
De prijzen van Juro zijn helaas niet inzichtelijk online. Wat al wel snel duidelijk is, is dat je bij contract management software aanbieder Juro veel kunt halen. Naast de gemeenschap voor bedrijfsjuristen en de ontelbare integratiemogelijkheden, is de bibliotheek zeer uitgebreid met rapporten en whitepapers en zijn er blogs met inzichten van experts in te zien.
Voordelen Juro
✅ Sommige pakketten zijn maandelijks opzegbaar;
✅ Uitgebreide bibliotheek;
✅ Veel kennis en kunde te behalen.
Nadelen Juro
❌ Prijzen zijn online niet inzichtelijk;
❌ De mogelijkheden zijn soms onduidelijk, bijvoorbeeld het aantal beschikbare sjablonen.
6. Contractify
Contract management software aanbieder Contractify heeft Ada als geheim wapen. Ada is de snelste contract data analist, maar geen mens. Dit is artificiële intelligentie waarmee je contracten kunt analyseren, lezen en registreren in minder dan een minuut. Menselijke fouten behoren daarmee tot het verleden.
Ada leest en analyseert jouw contracten, maar geeft ook suggesties over welke gegevens echt belangrijk zijn voor een vlotte opvolging van jouw contracten en waar je deze data kunt terugvinden. Je hoeft dus niet langer zelf te spitten en saaie repetitieve taken uit te voeren. Ada digitaliseert bovendien contracten 3 keer sneller dan wie dan ook. Door gebruik te maken van Ada mis je nooit meer een belangrijke deadline die verborgen zat. Je weet wanneer een contract afloopt, de opzegtermijnen zijn inzichtelijk en je kan automatisch een follow-up delegeren aan de juiste afdeling.
Verder kun je met het contractmanagementsysteem van Contractify contracten opstellen, het ondertekenproces versnellen en je kunt bij ze terecht voor juridische ondersteuning. Er is een uitgebreide clausulebibliotheek aanwezig, intuïtieve contractsjablonen en je wordt ondersteund in het opzetten van de meest optimale workflow.
Is contract management software aanbieder Contractify ook te vertrouwen met jouw gegevens? Hoe zit het met de veiligheid van deze software contractbeheer? Contractify garandeert de veiligheid van jouw documenten en gegevens, ook in de cloud. Met onder andere periodieke penetratietests wordt het platform veilig en volledig functioneel gehouden. Ze maken gebruik van een gecodeerde back-upopslag en een SSL-versleuteling. Dit is van alle aanbieders de enige contract management software in Nederland gevestigd. Het lite pakket van Contractify kost €147 per maand, inclusief 3 gebruikers. Een gebruiker toevoegen kost €39 per gebruiker.
Voordelen Contractify
✅ Ada analyseert, leest en registreert contracten sneller dan wie dan ook;
✅ Menselijke fouten worden geminimaliseerd;
✅ Saaie repetitieve taken behoren tot het verleden;
✅ Gratis proefperiode van 14 dagen.
Nadelen Contractify
❌ Bij eerste aankoop van een licentie is een opstartpakket verplicht (vanaf €750);
❌ Een professioneel pakket kost €329 per maand en extra gebruikers €54 per gebruiker;
❌ Het kost 2 weken om up and running te zijn.
Mijn beste contract management software 2023
De beste contract management software is in mijn ogen Contractbook. Dit is de meest volledige contract management software en staat met stip op 1 in de top 10 contract management software. Naast de 150 gratis contractsjablonen, is de beveiliging goed op orde en je kunt zelf een pakket samenstellen met verschillende add-ons.
Dit contract management systeem is dus naar eigen believen uit te breiden en je hoeft niet over te stappen wanneer jouw wensen veranderen. Gebruikers prijzen Contractbook om de eenvoud in gebruik en de klantenservice die altijd paraat staat om te helpen. Nu tijdelijk met 10% korting op het eerste jaar via onderstaande link.
Contract management software ervaringen en reviews
Als je op zoek bent naar passende contract management software voor jouw bedrijf, dan is het altijd een goed idee om de reviews van andere gebruikers op te zoeken. Niemand kan jou beter vertellen wat de voor- en nadelen zijn van het contractmanagement systeem, dan huidige klanten. Je ziet meteen of de aanbieder van de software zijn of haar beloftes nakomt. Van de bovenstaande partijen heb ik een aantal reviews op een rijtje gezet.
Contractbook review
“Een demo-presentatie, waar ik bij aanwezig was, leek haast overbodig. Contractbook is zo belachelijk eenvoudig in het gebruik, dat iedereen hier mee kan werken. De sjablonen zijn makkelijk aan te passen, maar ook het maken van contracten, het inloggen en het verzenden van de contracten kan iedereen voor elkaar krijgen. Een ander pluspunt van Contractbook is het ondersteuningsteam. Zij zijn beleefd en heel flexibel. Ik werk heel graag met ze samen”, schrijft Sebastiaan.
DocuSign review
“DocuSign heeft door de kostenbesparingen en snelheid, maar ook door het gemak van de software al een positieve impact gehad op ons hele bedrijf. De software heeft zichzelf al meerdere keren terugverdiend”, aldus Birgit.
PandaDoc review
“Deze contract management software is een heel belangrijk onderdeel geweest van onze bedrijfsgroei. Transacties die dagen duurden, duren nu minuten. Ons team weet iedere dag weer nieuwe manieren te vinden om nog meer uit Pandadoc te halen en zijn super enthousiast over deze software. We kunnen ons geen leven meer zonder voorstellen!”, aldus een anonieme review.
OneFlow ervaring
Bert vertelt: “OneFlow heeft het tempo van ons bedrijf aanzienlijk verhoogd. We zijn minder tijd kwijt aan administratie en houden meer tijd over voor onze klanten. Die overigens ook heel enthousiast zijn over OneFlow en positief reageren op deze software. OneFlow heeft voor ons veel praktische problemen opgelost en stelt ons in staat om sneller deals te sluiten. Het feit dat OneFlow 100% digitaal is, maakt het gebruik nog eenvoudiger en meer flexibel. Wij willen niet meer anders!”
Juro review
Juro wordt gemiddeld met 4,8 van 5 sterren beoordeeld. Sharief schrijft: “Juro maakt het leven voor juridische teams en sales teams gemakkelijker. We hebben de tijd om een contract op te stellen met 96% kunnen verminderen! Ook is het nu gemakkelijker om bij te houden welke al getekend zijn en welke nog niet. Het gaat zoveel sneller nu en we kunnen zelfs met klanten chatten over contracten. Zij kunnen dan meteen vragen stellen voordat zij tekenen. Het is wel minder als je contracten vaak vernieuwd, want de aangebrachte veranderingen zijn dan niet specifiek zichtbaar voor klanten.”
Contractify review
Marcel zegt het volgende over Contractify: “Contract management software van Contractify is echt een money saver. We krijgen reminders wanneer een contract afloopt of wanneer een deadline om een contract op te zeggen nadert. Deze meldingen zorgen op de langere termijn ervoor dat we veel geld besparen en niet nog jaren aan contracten vast zitten die we eigenlijk moeten opzeggen. Online contractdata beheer intern opzetten is een behoorlijke klus, maar dankzij het serviceteam van Contractify was dit snel voor elkaar en was de implementatie kinderwerk. We hoeven ons nu geen zorgen meer te maken over contractopvolgingen.”
Contract management software kopen checklist: hier moet je op letten!
Besloten om contract management software aan te schaffen voor jouw onderneming? Als je nog niet weet of het iets voor jou is, is een gratis proefperiode of demo een must. Zo kun je kennismaken met de contractmanagement tool zonder meteen vast te zitten aan een contract.
Verder is het belangrijk om te kijken naar de verschillende functionaliteiten en of je deze zelf gaandeweg kunt uitbreiden met add-ons. Je wilt niet – wanneer jouw onderneming groeit – hoeven over te stappen naar een ander contract management systeem. Of helemaal afhankelijk moeten zijn van duurdere pakketten die enorme extra kosten met zich meebrengen.
Meest gestelde vragen over contract management software
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Kijk dan snel verder. Ik heb de meest gestelde vragen, inclusief de antwoorden, voor je op een rijtje gezet. Zo heb je straks alle kennis in huis om de juiste keuze te maken en de contractmanagement software aan te schaffen die het beste bij jouw bedrijf past.
De beste contractmanagement software is het contractmanagement systeem van Contractbook. Zij bieden de meest volledige contract management software aan. Met 150 gratis contractsjablonen kun je prima uit de voeten. Het systeem is eenvoudig in gebruik en je kunt zelf een pakket samenstellen met verschillende add-ons. Verder is de contractmanagement tool toegankelijk voor medewerkers en klanten/opdrachtgevers en worden alle wijzigingen in slechts één document bijgehouden zodat er niet verschillende versies (en dus fouten) ontstaan.
Contract management software is – afhankelijk van de aanbieder – ook in de cloud te gebruiken. Zelfs het ondertekenen van de contracten is vaak mogelijk met behulp van een mobiele telefoon. Ondertekenen kan daarmee altijd en overal. Dat is wel zo makkelijk voor jouw opdrachtgevers en leveranciers. Dit versnelt bovendien het gehele proces. (1)
Door goed te kijken naar de voor- en nadelen die hierboven genoemd staan, kies je de juiste contract management database software. Verder is het belangrijk dat je kijkt naar de functionaliteiten van de contract management software pakketten, of deze uit te breiden zijn en wat daar dan de kosten van zijn. De kosten kunnen namelijk erg oplopen, van enkele tientjes tot honderden euro’s per maand. Vraag gratis demo’s aan, ga een proefperiode aan en maak daarna een keuze.
Conclusie beste contract management software 2023
- Beste all-in-one contract management software – Contractbook
- Beste contract management software om trends te signaleren – DocuSign
- Beste contract management software voor verkoopprocessen – PandaDoc
